Cercurile de calitate sunt grupuri de indivizi care se reunesc cu scopul de a evalua o anumită operațiune sau procedură, de a determina cât de bine funcționează acel proces și caută să găsească modalități de a îmbunătăți acea funcție. Un cerc al calității poate fi utilizat în mod eficient într-un cadru de afaceri sau ca parte a controalelor și echilibrelor continue în cadrul unei organizații non-profit. Membrii cercului calității pot fi angajați de organizație, pot fi studenți de la o instituție de învățământ locală sau pot fi consumatori sau susținători care au un interes pentru bunurile sau serviciile oferite de organizație.
Într-un mediu de afaceri, un cerc de calitate este în mod normal un grup de voluntari de angajați care se concentrează pe un aspect specific al operațiunii, cum ar fi un departament. Grupul servește nu numai pentru a evalua calitatea actuală a produselor produse, ci și cât de eficient sunt create acele produse. Un supervizor de departament care acționează ca lider și facilitator pentru grup poate conduce cercul calității. Nu este neobișnuit ca cerc să aleagă un lider de echipă care funcționează ca legătură între grup și management.
Ca parte a responsabilităților sale, un cerc de calitate va identifica și analiza fiecare aspect al zonei supuse controlului, făcându-i un punct de a identifica atât punctele tari, cât și punctele slabe pe care membrii grupului le văd în procesul curent. Acest lucru permite cercului să facă un brainstorming eficient asupra potențialelor schimbări sau îmbunătățiri care ar ajuta la minimizarea sau eliminarea acestor puncte slabe, fără a avea, în același timp, niciun tip de impact negativ asupra acelor calități identificate ca puncte forte. În general, niciun aspect al funcțiilor luate în considerare nu este scutit de investigație și evaluare, inclusiv procesele de management, selecția materiilor prime sau chiar ambalarea și depozitarea produselor finite.
Un cerc de calitate poate fi utilizat eficient și în alte setări. Organizațiile non-profit pot oferi susținătorilor oportunitatea de a se reuni în mod regulat pentru a evalua proiectele de strângere de fonduri sau de conștientizare a publicului care sunt operate de entitate. La instituțiile de învățământ, un cerc de calitate poate oferi informații și sugestii valoroase cu privire la structurarea unui program de licență, organizarea unui departament universitar sau sugestii pentru posibile viitoare cursuri opționale. În orice context, scopul final al cercului calității este identificarea îmbunătățirilor care vor ajuta organizația să continue să se dezvolte și să se apropie de realizarea obiectivelor sale.
Utilizarea unui cerc de calitate în cadrul unei organizații poate face deseori posibilă identificarea problemelor mici care sunt greu de văzut altfel. Utilizarea expertizei membrilor grupului face posibilă nu numai identificarea problemelor care ar trebui abordate, ci și dezvoltarea soluțiilor pentru aceste probleme. Adesea, acest proces permite membrilor cercului să-și sporească sentimentul de apartenență și investiții în afacere sau instituție și să simtă că aduc o contribuție pozitivă la organizație.