În general, managementul stocurilor se referă la metoda prin care întreprinderile manipulează resursele și materialele tangibile pentru a se asigura că resursele sunt ușor disponibile pentru utilizare. Stocurile sunt, în general, gestionate folosind un sistem de listă pe hârtie sau un sistem activat cu software de calculator. Prin utilizarea unui sistem de gestionare a stocurilor, o gospodărie se poate aștepta să păstreze proviziile necesare la îndemână, în timp ce o afacere poate folosi resursele mai eficient pentru a genera venituri.
Cea mai simplă formă de gestionare a stocurilor este metoda hârtiei prin care se ține o listă a materialelor care sunt utilizate în mod regulat. Când articolele sunt aduse, acestea sunt adăugate la listă. Când rezervele se epuizează, se face o achiziție pentru a completa materialele. În acest mod, un inventar curent al celor mai importante materiale poate fi furnizat în orice moment. Această formă simplă de gestionare a stocurilor este utilă, astfel încât materialele să poată fi achiziționate la momentele oportune, când prețurile sunt scăzute și nimic critic nu se epuizează vreodată.
O altă formă populară de administrare a stocurilor este sistemul de gestionare a inventarului bazat pe software. Pe măsură ce proviziile se acumulează, un sistem computerizat de gestionare a inventarului poate fi utilizat pentru a ține evidența cantităților mari de produse și materiale. Ori de câte ori un material individual este introdus sau părăsește inventarul, software-ul de gestionare a stocurilor face ajustări pentru a corespunde acestor activități.
Un sistem computerizat de inventariere este, de asemenea, util pentru a evalua costurile asociate cu utilizarea materialelor pe scară largă. Atunci când este conectat la un sistem central de contabilitate, software-ul de inventar computerizat poate calcula cu ușurință costul mediu pe unitate. O metodă de inventariere computerizată raportează, de asemenea, venitul mediu generat atunci când materialele sunt utilizate pentru a produce bunuri care sunt cumpărate și vândute.
Cel mai important motiv pentru care sunt utilizate sistemele de inventar este urmărirea proviziilor, astfel încât problemele de inventar să poată fi identificate rapid. Dacă materialele sunt la mare căutare, un sistem de inventariere va permite unei organizații să fie strategică în ceea ce privește manipularea materialelor, să facă achiziții planificate pentru a păstra proviziile la îndemână și să reducă risipa de materiale. În plus, multe organizații sunt obligate să păstreze o listă de inventar curent de bunuri în scopuri fiscale și de asigurare.
A avea un sistem de management al stocurilor care funcționează bine depinde de dimensiunea organizației și de tipul de materiale care urmează să fie urmărite. În timp ce o metodă simplă de inventariere poate funcționa bine pentru o afacere mică; pentru organizațiile mari cu un număr mare de consumabile, piese sau materiale la îndemână, poate fi necesar un sistem de inventar computerizat pentru a ține pasul cu cererea. Fără un sistem clar pentru menținerea stabilă a nivelurilor de inventar, pot apărea probleme care pot fi costisitoare și incomode.