Un certificat de ocupare este un document care enumeră ofițerii unei corporații și posturile pe care le ocupă. Astfel de documente sunt, de obicei, întocmite de secretarii companiilor, iar prin lege, ele trebuie puse la dispoziția publicului. Persoanele care doresc informații despre titularii unei corporații pot solicita o copie a certificatului de ocupare de la secretar. Aceste informații sunt actualizate după cum este necesar pentru a reflecta reorganizarea companiei și sunt, de asemenea, depuse la autoritățile de reglementare guvernamentale pentru a le informa cu privire la operațiunile companiei.
Termenul „incumbent”, care înseamnă „deținător de birou” este adesea folosit în politică, dar se referă și la ofițerii unei companii, cum ar fi președintele, directorul financiar și directorul executiv. Structura organizatorică a unei corporații poate varia și, în consecință, titlurile postului titular nu sunt întotdeauna uniforme și nici responsabilitățile postului nu sunt neapărat consistente între două persoane cu aceeași funcție la companii diferite.
Secretarii corporativi sunt responsabili pentru păstrarea înregistrărilor corporative. Această evidență este de obicei impusă de lege, iar munca secretarului o sprijină pe cea a altor ofițeri care trebuie să depună documente legale și să ofere informații despre evenimentele istorice ale unei corporații. În cazurile în care secretarul este considerat titular, poate fi necesar ca un alt ofițer să contrasemneze certificatul de funcție pentru ca acesta să fie valabil. În caz contrar, semnătura secretarului este singura necesară pe document.
Certificatul de ocupare enumeră pur și simplu numele și titlurile postului, fără informații personale suplimentare. La fel ca și alte dosare publice, promovează transparența punând la dispoziția publicului care ar putea avea un interes informații despre modul în care este organizată și gestionată o companie. Aceasta poate include acționari, precum și alte companii și persoane preocupate de modul în care o corporație își desfășoară activitatea. În cazul unei reorganizări sau al unei noi angajări, oamenii pot solicita o nouă copie a certificatului de ocupare pentru a obține informații la zi despre ofițerii companiei.
Certificatele de ocupare pot fi folosite pentru orice, de la stabilirea pe cine să dea în judecată într-un dosar juridic până la a afla mai multe despre organizația internă a unei companii. Alte dosare publice, cum ar fi un prospect, pot fi, de asemenea, utile pentru cercetarea unei companii. Aceste informații nu sunt considerate proprietare și trebuie să fie puse la dispoziție la cerere, indiferent de cine le solicită. De asemenea, persoanele care solicită informații nu sunt obligate să dezvăluie de ce sunt interesați sau cum vor fi utilizate informațiile.