Un front office este o desemnare care descrie o zonă a unei afaceri în care clienții și personalul companiei interacționează. Front office-urile sunt de obicei numite astfel deoarece sunt în fața sau la intrarea unei afaceri, oferind clienților acces ușor la lucrătorii de birou. Această secțiune vitală a afacerii poate servi mai multor scopuri, în funcție de companie și este adesea cel mai bun loc pentru a obține orice informații legate de clienți.
Recepțiile pot avea un birou de intrare cu o secretară sau un lucrător administrativ. Acest birou principal poate oferi asistență clienților sau clienților care intră și poate direcționa întrebări către personalul corect. Alternativ, tot personalul din departament poate fi instruit în asistența clienților; întrucât lucrătorii din această zonă a afacerii pot avea multe îndatoriri, pregătirea tuturor în serviciul clienți înseamnă că aproape întotdeauna cineva va fi disponibil pentru a ajuta un client.
Pe lângă faptul că este un punct de contact pentru clienți, această zonă poate servi și ca principal hub de comunicare pentru întreaga companie. Angajații de birou au adesea funcții de secretariat și pot fi însărcinați cu preluarea mesajelor, gestionarea comenzilor și transmiterea informațiilor către diferite departamente. Multe birouri frontale lucrează în comun cu departamentele de vânzări și marketing pentru a crea și distribui informații către clienți.
În funcție de dimensiunea și funcția afacerii, front office-ul poate servi ca un jack of all trades. Lucrătorii din această zonă se pot ocupa de sortarea și distribuirea corespondenței zilnice, pot oferi servicii de copiere și fax altor departamente, pot lucra direct cu clienții și pot îndeplini sarcini de introducere a datelor. Un muncitor obișnuit în această poziție va avea un amestec de abilități de serviciu clienți și abilități de birou. Abilitățile organizatorice, alfabetizarea computerului și dactilografia sunt adesea vitale pentru a supraviețui atmosferei agitate din această zonă.
Recepția poate servi și ca locuință pentru mașinile de birou. Dispozitivele comune găsite în această zonă includ copiatoare, faxuri, telefoane cu mai multe linii, mașini de poștă și cântar pentru corespondență și computere de birou. Mulți experți sugerează că este înțelept să cereți asistență lucrătorilor înainte de a încerca să utilizați oricare dintre aceste mașini; o mașină spartă sau blocată poate provoca ore de dureri de cap și producția încetinită pentru o întreagă companie.
Persoana responsabilă de această zonă energetică poate avea o varietate de titluri diferite, cum ar fi secretarul șef, managerul de birou, supraveghetorul de birou sau administratorul. Această persoană este, în general, responsabilă pentru formarea și gestionarea asistenților și pentru a servi ca șef de departament. Managerii de la front office au de obicei abilități manageriale excelente, precum și o înțelegere clară a companiei și a funcției acesteia.