Un număr de achiziție este un cod unic de identificare care oferă informații despre momentul în care un obiect a fost adăugat la o colecție, cum ar fi un muzeu, o bibliotecă sau o resursă similară. Organizațiile au, de obicei, propriul cod pentru numerele de achiziție și, atunci când un obiect își schimbă mâinile, i se va atribui un număr nou. Aceasta face parte din managementul colecțiilor, arta și știința de a menține înregistrări precise, detaliate și utile asupra obiectelor din inventar în beneficiul cercetătorilor, proprietarilor și altor părți interesate.
Numărul de cifre dintr-un număr de achiziție poate varia, iar numărul se poate împărți în mai multe segmente, fiecare dintre acestea oferind informații codificate dincolo de momentul în care elementul a intrat într-o colecție. De exemplu, o bibliotecă poate folosi coduri care încep cu un an, să includă un cod cu două cifre care specifică tipul articolului și apoi să adauge trei sau mai multe cifre pentru a indica numărul individual de achiziție. Un număr precum 200912304, de exemplu, ar putea indica faptul că articolul a fost achiziționat în 2009, este un jurnal academic și a fost al 304-lea jurnal care a fost adăugat la colecție în acel an.
Unele colecții folosesc în schimb termenul „număr de acces”. În ambele cazuri, acest cod de identificare este unul dintre primele elemente asociate cu obiectele atunci când acestea intră în posesia organizației. Un tehnician care procesează articolul la sosire va genera un număr de achiziție, îl va adăuga la înregistrarea articolului și îl va eticheta, dacă este posibil. Acest lucru ar putea implica plasarea unui autocolant sau transmițător pe articol sau crearea unui card curatorial care să fie însoțit de acesta, dacă articolul nu poate fi manipulat direct.
Este posibil să căutați articole după numărul de achiziție, precum și alți parametri, dacă acest lucru este de interes. Aceste numere pot oferi informații valoroase observatorilor care cunosc codul asociat acestora. De asemenea, permit organizațiilor să sorteze rapid bazele de date pentru a organiza inventarul într-un mod semnificativ. Un biostatistician, de exemplu, ar putea sorta câmpuri pentru a evidenția toate proteinele adăugate la o bază de date într-un anumit an.
Sistemele de coduri de achiziție sunt concepute pentru a fi flexibile, pentru a oferi spațiu pentru extinderea colecțiilor și a evenimentelor, cum ar fi intrarea într-un nou secol, unde un cod de an cu două cifre poate provoca confuzie. Într-un muzeu care a fost deschis încă din anii 1700, de exemplu, un cod de an precum „18” ar putea indica orice număr de ani, cum ar fi 1918 sau 2018. În cazul în care sistemul trebuie reînnoit pentru a se adapta la schimbările aduse naturii unui muzeu. activitatea organizației, acest lucru poate duce la un proces de recodificare îndelungat pentru a introduce cu precizie articole mai vechi în colecție în cadrul noului sistem de clasificare.