Numele de utilizator sunt o componentă importantă a identificării utilizate cu multe aplicații computerizate. Împreună cu o parolă sau o frază de acces, numele de utilizator ajută la identificarea unui utilizator final care este autorizat să acceseze programul și să utilizeze resursele furnizate. Fără un nume de utilizator valid, este imposibil să obțineți acces la program.
Utilizarea unei combinații de parole de nume de utilizator este comună atât în aplicațiile de afaceri, cât și în cele personale. Într-un mediu de lucru, programele de contabilitate, listele de clienți și listele de inventar sunt protejate de un nume de utilizator și o parolă. În cazul în care cineva încearcă să acceseze o listă protejată sau o bază de date fără a introduce o combinație validă de nume de utilizator și parole, multe sisteme vor bloca stația unde a avut loc încercarea, solicitând departamentului de Sisteme Informaționale să trimită personal ca răspuns la o posibilă încercare de încălcare.
Nu este neobișnuit ca multe stații de lucru să solicite un nume de utilizator pentru a avea acces la orice date stocate pe hard diskul sistemului. Cele mai populare sisteme de operare pentru computere desktop și laptop oferă utilizatorilor posibilitatea de a crea nume și parole unice ca parte a unui proces de securitate. Când utilizatorul părăsește stația de lucru, el sau ea blochează efectiv stația de la utilizarea activă în timp ce este plecat. La întoarcere, angajatul introduce combinația de parolă-nume de utilizator necesară și poate relua lucrul.
Chiar și serviciile gratuite folosite de multe persoane vor utiliza o combinație nume de utilizator-parolă pentru a oferi un anumit grad de securitate clienților lor. Serviciile de e-mail online permit utilizatorilor să-și stabilească propriile combinații gratuite de parole și nume de utilizator, limitând astfel accesul la căsuțele poștale electronice online. Panourile de mesaje, camerele de chat și alte site-uri de rețele sociale utilizează, de asemenea, numele și parolele ca mijloc de a le permite noilor membri să își stabilească un cont și să înceapă să se bucure de caracteristicile site-ului.
În timp ce multe programe și site-uri online nu necesită altceva decât o simplă combinație de nume de utilizator și parolă, incidentul tot mai mare de încălcări de securitate și furtul de identitate a determinat mulți furnizori să solicite informații suplimentare pentru a asigura confidențialitatea utilizatorilor finali. O abordare este includerea unei imagini vizuale care este confirmată împreună cu parola și numele unic înainte de a se acorda accesul complet. O altă abordare comună este de a solicita utilizatorului final să citească și să introducă un șir de cuvinte sau caractere pentru a minimiza utilizarea unor programe sofisticate de hacker care recoltează date de conectare și apoi încearcă să le folosească în scopuri ilegale.
Multe companii recomandă cel puțin schimbarea parolei în mod recurent, pentru a spori securitatea. Cu toate acestea, există un număr tot mai mare de entități online care solicită utilizatorului final să schimbe și numele de utilizator din când în când. Deși oarecum incomod, această abordare mai nouă poate ajuta, de asemenea, la minimizarea potențialului de utilizare ilegală a unui cont și a posibilelor daune aduse reputației sau finanțelor utilizatorului final.