Mai simplu, un raport financiar de proiect este un document care stabilește performanța generală a unui proiect, intervalul de timp și bugetul acestuia. Multe companii și întreprinderi le folosesc pentru a ține evidența profitabilității și a cheltuielilor diverselor eforturi și sunt, de asemenea, utile guvernelor și altor organizații. Specificul a ceea ce este implicat va fluctua de obicei oarecum în funcție de natura proiectului în cauză, dar în majoritatea cazurilor elementele de bază ale tuturor rapoartelor sunt aproximativ aceleași: toate stabilesc veniturile și cheltuielile de bază, de exemplu, precum și definirea metode de alocare; de cele mai multe ori, ei identifică, de asemenea, obiectivele generale ale proiectului și așteptările în viitor. Rapoartele sunt adesea solicitate de părți externe care au un interes financiar în proiectele descrise și, în multe cazuri, succesul și finanțarea continuă a întreprinderilor depind de faptul că investitorii sunt sau nu mulțumiți de cifrele și statisticile transmise. Uneori, rapoartele sunt incluse cu raportul anual mai mare al unei corporații, care este în mod normal furnizat acționarilor, dar poate fi, de obicei, solicitat și publicat independent. Momentul depinde de obicei de momentul în care proiectul este finalizat sau, alternativ, când investitorii majori doresc un raport de progres.
Înțelegerea situațiilor financiare și a rapoartelor în general
Situațiile financiare sunt esențiale pentru toate eforturile de afaceri, fie ele mari sau mici și pentru profit sau nu. Există multe tipuri diferite, în mare parte pentru a se alinia cu multe obiective diferite. O declarație de profit și pierdere, cunoscută și ca raport de venituri și cheltuieli sau venituri și cheltuieli, este un exemplu; altul este un bilanț sau un raport de sold. Un raport privind fluxul de numerar este mai puțin comun în entitățile mai mici și rar creat de persoane fizice.
În cele mai multe cazuri, lucrul care face un raport financiar specific unui proiect unic este domeniul său de aplicare. Toate cele trei tipuri de situații financiare de bază pot fi utilizate fie pe scară largă, fie în mod specific și toate pot fi incluse într-un raport de proiect dacă sunt utilizate pentru a detalia perspectivele sau performanța unui anumit proiect izolat.
Specificații despre ce trebuie să detalieze rapoartele de proiect
Un raport financiar tipic de proiect include de obicei o narațiune scrisă pentru a informa cititorul despre obiectivele și progresul proiectului. Această parte a raportului va discuta, de asemenea, depășirile proiectelor și problemele care afectează performanța financiară. Raportarea despre câți bani s-au câștigat sau s-au pierdut într-o anumită perioadă de timp, cum a apărut acel câștig sau pierdere în diferitele conturi și câți bani au venit din activități generatoare de venituri, activități de investiții și împrumuturi, de asemenea, sunt incluse în mod normal. Multe dintre acestea variază în funcție de proiect în sine, eforturile mai lungi și mai complexe care necesită mai mult. Elementele de bază incluse sunt de obicei destul de consistente, totuși.
Venituri și Cheltuieli
De obicei, este necesar să se aloce veniturile și cheltuielile foarte precis în contabilitatea proiectului. Venitul trebuie să fie direct asociat cu proiectul, de exemplu. În cele mai multe cazuri, cheltuielile vor fi clasificate în două grupuri mari: cheltuieli directe și indirecte.
Cheltuielile directe sunt suportate exclusiv din cauza activităților proiectului, cum ar fi forța de muncă și proviziile pentru proiect. Cheltuielile indirecte sunt împărțite cu alte proiecte sau activități. Acestea includ managementul deasupra managementului de proiect și mai multe funcții de suport, cum ar fi controlul calității sau marketingul.
Alocarea costurilor indirecte este adesea ceva mai complicată. Deși există standarde de alocare dezvoltate de profesioniștii contabili, acestea pot fi deschise dezbaterii. Un exemplu de astfel de dezbatere a costurilor este modalitatea corectă de a aloca timpul unui manager de departament care nu face parte din suport de proiect cu mai mulți oameni tehnici desemnați diverși manageri de proiect pentru controlul calității. Dacă managerul de control al calității nu are de fapt nevoie să revizuiască munca efectuată de angajatul său, dacă ar trebui să aloce totuși o parte din timpul său pentru gestionarea angajatului din cauza costurilor indirecte de furnizare de spațiu de birou, angajare, instruire și alte costuri de management asociate punerea la dispoziție a angajatului tehnic pentru proiect este oarecum controversată – unele rapoarte includ acest lucru, în timp ce altele nu.
Definirea domeniului de aplicare mai mare
O altă preocupare în revizuirea unui raport financiar al proiectului este definirea domeniului de aplicare al proiectului. Proiectele sunt adesea extinse sau reprogramate sau se confruntă cu o schimbare a nivelurilor de finanțare. Declarația de lucru care descrie munca de efectuat, programul și costul trebuie revizuite în timp util. Această activitate extinsă de lucru ar trebui să fie precizată în mod clar în partea scrisă a raportului financiar al proiectului, astfel încât eficacitatea și succesul proiectului să poată fi determinate în mod clar.