Un registru de stocuri este o înregistrare detaliată ținută de o companie pentru a urmări mișcările stocurilor. Acest lucru se poate aplica pentru un inventar de produse sau o listă de acțiuni și proprietarii acestora. Sensul dorit este de obicei clar din context. În ambele cazuri, înregistrarea poate fi utilizată în declarațiile fiscale și în alte situații financiare, pe lângă crearea unei resurse utile pentru referință internă, unde oamenii ar putea dori să aibă informații detaliate despre stocul curent.
În sensul unui inventar, registrul stoc înregistrează produsele acceptate și vândute. Când sosesc transporturile, personalul poate introduce detalii importante, inclusiv numărul de produse, valoarea și data sosirii. Registrul poate include o secțiune pentru a nota când materialele sunt scoase la vânzare. În momentul vânzării, registrul stoc poate fi actualizat pentru a reflecta noile informații. Aceste înregistrări ajută companiile să urmărească mișcarea stocurilor, astfel încât să poată lua decizii cu privire la ce să cumpere și când.
Mai frecvent, acest termen este folosit pentru a discuta înregistrările acționarilor. Companiile care emit stocuri trebuie să țină un registru cu informațiile actuale de proprietate. Acest lucru avantajează acţionarii, care doresc să fie siguri că sunt proprietarii înregistraţi, mai ales în cazul unui dividend în care societatea face plăţi către toate persoanele înscrise în registru. În plus, companiile ar putea dori să poată urmări cine deține acțiuni pentru a detecta tendințe precum cineva care încearcă să cumpere o acțiune de control.
Companiile cotate la bursă sunt supuse unui număr de reglementări pentru a proteja acționarii și publicul larg. Acestea includ prevederi privind registrele de stocuri. Este posibil ca compania să fie nevoită să urmeze un anumit format și să includă anumite informații. Autoritățile de reglementare pot cere să inspecteze documentația, cum ar fi registrul stoc, pentru a confirma că este corectă și pentru a căuta probleme precum conflicte sau informații învechite. De asemenea, acționarilor trebuie să li se furnizeze informații despre cum să își actualizeze înregistrarea, astfel încât să poată cere companiei să modifice detaliile atunci când cumpără sau vând acțiuni.
Companiile desemnează de obicei un membru al personalului sau un departament care să se ocupe de comunicarea și administrarea cu acționarii. Aceasta include actualizarea registrului stoc, urmărirea reclamațiilor legate de certificatele pierdute și furate și furnizarea acționarilor cu publicații la cerere. Cei care dețin acțiuni într-o companie au dreptul să examineze anumite documente financiare, să primească rapoarte anuale și să solicite informații despre cine este responsabil în prezent și unde se află compania. Desemnarea unui departament care să furnizeze aceste servicii poate ajuta la respectarea reglementărilor.