Un registru de stocuri este o bază de date întreținută de o companie pentru a urmări istoricul emisiunilor sale de acțiuni. Această bază de date conține informații detaliate despre stocul companiei și este utilizată pentru a înregistra informații despre acționarii companiei. Pentru companiile cotate la bursă, menținerea unui registru de stocuri exact și complet este esențială pentru a se asigura că compania are la dispoziție în orice moment informații exacte despre acțiunile și deținătorii de acțiuni.
Registrul de acțiuni include date despre emisiunile de acțiuni, răscumpărări și pensionări, astfel încât compania să știe câte acțiuni în circulație are la un moment dat. Pentru fiecare acțiune deținută de un acționar, înregistrarea are un număr unic pentru a identifica acțiunea și conține informații despre proprietar, inclusiv numele, adresa și valoarea nominală a acțiunii în momentul în care a fost cumpărată. Datele care indică momentul în care au fost emise și când a fost achiziționat stocul sunt, de asemenea, incluse în registrul de stocuri pentru a permite companiei să își urmărească stocul în timp.
Când cineva care deține stoc se confruntă cu un furt sau o pierdere care necesită înlocuirea unui certificat de stoc, registrul de stoc este utilizat pentru a verifica reclamația și se notează informații despre înlocuire. La fel, atunci când stocul este vândut, acesta trebuie reînregistrat cu informații despre noul proprietar și despre transfer. Personalul însărcinat cu gestionarea registrului de stocuri este însărcinat cu menținerea acestuia la zi și cât mai complet posibil.
Persoanele care dețin stoc sunt responsabile pentru a se asigura că informațiile din registru sunt corecte. Dacă oamenii își mută sau își schimbă numele, aceste informații trebuie înregistrate pentru a se asigura că primesc dividende și că li se permite să voteze asupra problemelor care sunt supuse votului acționarilor. Eșecul de a păstra înregistrările exacte poate deveni o problemă dacă stocurile sunt transferate sau apar alte probleme. În cazul unei pierderi, de exemplu, dacă registrul are informații învechite, verificarea dreptului de proprietate asupra stocurilor poate necesita documente substanțiale.
Registrul de acțiuni arată cine deține acțiuni la o companie, descrie drepturile de vot asociate cu anumite tipuri de acțiuni și oferă alte informații despre proprietatea unei companii și istoricul acțiunilor companiei. Pe lângă faptul că este important pentru desfășurarea afacerilor, poate fi și o resursă istorică valoroasă. Istoricii pot fi interesați să examineze vechile registre de acțiuni și certificate de acțiuni pentru a afla mai multe despre istoria unei companii sau a unei industrii sau pentru a colecta informații despre o anumită perioadă de timp.