Șefa de achiziții supraveghează toate aspectele operațiunilor de cumpărare ale companiei sale. În general, ea oferă aprobarea finală a ceea ce cumpără fiecare departament pentru a susține operațiunile zilnice. Acestea pot include achiziții mici, cum ar fi agrafe, până la achiziții mari de bunuri de capital, cum ar fi vehicule, echipamente grele și mașini și unelte de producție. Cererile de achiziții includ în mod regulat și achiziții necorporale, cum ar fi contractele de furnizori și de servicii. Cheltuielile de exploatare, împreună cu costurile de întreținere și reparații, necesită adesea autorizarea acestei persoane.
Atunci când ia în considerare cererile de achiziție, șeful de achiziții trebuie, în general, să ia în considerare o varietate de factori. În afară de simplele constrângeri bugetare, ea trebuie să țină cont de performanța trecută a unui departament și dacă acestea au folosit în mod corespunzător și eficient fondurile care au fost aprobate. De obicei, ea trebuie să analizeze nevoile față de dorințe și să ia în considerare repercusiunile pe termen lung ale deciziilor sale de a aproba sau de a respinge cererile de cumpărare. Ori de câte ori are loc o refuz de fonduri, șeful de achiziții este de obicei obligat să-și justifice decizia.
Pe baza complexității multor dintre solicitări, a fi șeful de achiziții necesită adesea capacitatea de a interpreta cu acuratețe contractele și de a determina implicațiile lor pe termen lung sau mai puțin aparente. Cunoașterea solidă a dreptului contractual poate fi de mare ajutor, la fel ca și familiarizarea cu reputația companiilor și entităților implicate. O persoană în această poziție ia în considerare faptele, precum și implicațiile mai ambigue în luarea deciziilor de alocare financiară.
În funcție de natura afacerii, o persoană în această poziție poate fi nevoită să ia în considerare mulți factori ai unei cereri de achiziție. Aceste probleme pot include revizuirea diferitelor clase și tipuri de materiale solicitate pentru a determina ce alegeri sunt cele mai rentabile, fără a compromite calitatea. Analiza tendințelor de preț care pot afecta momentul achizițiilor poate face, de asemenea, parte din muncă, precum și revizuirea politicilor și procedurilor naționale și regionale care ar putea influența deciziile de achiziție.
Dacă șeful de achiziții lucrează pentru o firmă cu numeroase sucursale sau filiale care operează sub o autoritate corporativă comună, poate fi necesară achiziția în vrac sau în cooperare. Acest lucru ar necesita ca șeful de achiziții să discute cu șefii de departament pentru a stabili dacă o achiziție foarte mare de bunuri sau servicii ar fi profitabilă. De asemenea, ea poate comunica cu personalul cheie despre alternative de achiziție care pot economisi bani. Aceste opțiuni pot include utilizarea materialelor reciclate sau a surselor alternative de energie care ar putea prezenta economii sub formă de scăderi de taxe sau reduceri care compensează costurile de achiziție inițial mai mari.
Cerințele pentru o poziție de șef de achiziții variază în funcție de companie. În general, un fundal și o educație la nivel de diplomă în contabilitate, împreună cu o înțelegere excelentă a metodelor de contabilitate a achizițiilor, sunt de ajutor. În general, nu este necesară nicio altă pregătire sau educație specializată. Cel mai important aspect este un fundal verificabil în achizițiile discreționare, care demonstrează o bună judecată și responsabilitate fiscală.