Un funcționar administrativ oferă suport supervizorilor, managerilor și directorilor. De obicei, i se cere să fie flexibil și să-și împartă timpul pe măsură ce nevoile acestor angajați variază. Deși lucrează de obicei într-un mediu de birou, el își poate îndeplini și responsabilitățile administrative într-un cadru de producție, industrial sau de producție.
Ceea ce deosebește în mod obișnuit un funcționar administrativ de un secretar este că slujba lui este, în mod normal, mai concentrată pe menținerea operațiunilor generale, mai degrabă decât pe gestionarea evenimentelor zilnice. De asemenea, lucrează de obicei pentru mai mult de o persoană. În majoritatea atmosferelor de afaceri, el își îndeplinește, în general, meseria cu puțină sau deloc supraveghere directă, zilnică.
Atribuțiile unui funcționar administrativ depind în mare măsură de natura afacerii la care lucrează. În general, el este de așteptat să planifice și să implementeze întâlniri, să programeze călătoriile și transportul și să asigure comunicații optime între departamente. Dacă oamenii pentru care lucrează sunt ținuți la curent cu activitățile și evoluțiile afacerii, el este în mod normal considerat de succes.
Pentru ca lucrurile să funcționeze fără probleme, de obicei, sunt necesare cunoștințe bune de calculator. Un funcționar administrativ utilizează frecvent diverse programe software pentru a menține calendarele executive, pentru a crea foi de calcul și pentru a compila rapoarte. Abilitățile sale online sunt, în general, necesare pentru a efectua cercetări în numele superiorilor săi și pentru a menține comunicații prin e-mail cu asociații de afaceri. De asemenea, i se poate cere să utilizeze programe de procesare a textului pentru a scrie și edita corespondența și să folosească software de grafică pentru a crea prezentări vizuale.
În unele firme mai mari, un funcționar administrativ poate fi adesea obligat să monitorizeze nivelurile de productivitate din diferite departamente și să recomande modificări pentru a îmbunătăți eficiența. Aceste sugestii pot include modificări de personal sau modernizarea sau înlocuirea mașinilor sau echipamentelor de birou majore. O persoană în această poziție este, de asemenea, frecvent responsabilă de menținerea inventarelor de rechizite de birou și de negocierea acordurilor cu vânzătorii.
Pentru a avea succes în această poziție necesită în mod obișnuit abilități mari de organizare și comunicare. Sprijinirea mai multor manageri și supraveghetori necesită abilități excelente de gestionare a timpului. Menținerea pe toți mulțumiți necesită, în general, diplomație și tact din partea unui funcționar administrativ.
În mod normal, pentru această poziție este necesară o diplomă de liceu sau o diplomă echivalentă, deși în mod normal se preferă o diplomă de asociat. Unele companii necesită o diplomă de licență în arte liberale sau comunicații. Uneori se crede că, cu cât directorul de angajare este mai educat, cu atât trebuie să fie mai educat funcționarul administrativ. Experiența ca secretar sau asistent de birou este utilă pentru a fi luată în considerare pentru această poziție. Experiența în operațiunile computerizate și suportul de birou este considerată un avantaj.