Un indexator organizează informații și creează un index care poate fi folosit pentru a localiza acele informații. De fiecare dată când cineva deschide o carte de non-ficțiune și întoarce la index pentru a căuta ceva, ea sau el profită de munca grea a acestei persoane. Indexatorii pot indexa cărți, articole de reviste și alte tipuri de publicații. Ei pot oferi, de asemenea, servicii de abstracție și baze de date, în funcție de seturile lor de abilități și de domeniile în care lucrează.
În mod convențional, autorii sunt responsabili pentru propria lor indexare. Cu toate acestea, aceasta este o abilitate foarte specializată și majoritatea autorilor nu sunt la înălțime, preferând să trimită postul unui indexator. Indexatorii lucrează în mod obișnuit ca liber profesioniști, lucrând de la un loc la altul. Unii pot lucra pentru companii de editare, editurile mari menținând un personal de indexatori. Avantajul de a lucra ca parte a unui personal este angajarea constantă, împreună cu accesul la liniile directoare de stil, care pot fi de ajutor la elaborarea unui index.
Deși programele de calculator pot încerca să creeze un index pentru o carte, de obicei este nevoie de abilitățile unui indexator pentru a face treaba corect. Calculatoarele sunt foarte bune la concordanță, în care computerul identifică unde apar anumite cuvinte sau expresii, iar unele sunt suficient de inteligente pentru a determina cât de relevantă este o apariție, dar computerele pot face totuși greșeli.
Un indexator citește o carte, primind dovezi care includ numerele finale ale paginilor. El sau ea ia notițe cu frazele și cuvintele cheie și unde par ele pentru a începe să construiască un index. Lucrul ca indexator este dificil, deoarece el sau ea trebuie să se gândească la nevoile unui public, determinând ce fel de termeni ar dori să caute oamenii.
Pentru a face treaba eficient, indexatorul trebuie să se gândească unde ar putea oamenii să caute un termen; cu o carte de bucate, de exemplu, cineva care dorește o rețetă de tort cu morcovi ar putea căuta fie „tort, morcov”, fie „tort cu morcovi”, iar indexatorul trebuie să decidă ce ar fi cel mai potrivit. El sau ea trebuie, de asemenea, să aibă un stil consistent. Cu alte cuvinte, dacă se folosește „tort, morcov”, atunci orice intrare de prăjitură din index ar fi formatată astfel: „tort, ciocolată”, „tort, marmură”, „tort, mâncare pentru îngeri” și așa mai departe.
Indexul terminat este transmis editorului și este adăugat la publicația finalizată pentru a putea fi tipărit și distribuit. Documentul este de obicei revizuit pentru a confirma că va funcționa cu publicația și că va fi adecvat pentru public. Autorul, de exemplu, l-ar putea scana pentru a se asigura că subiectele cheie sunt acoperite în index. Într-o carte despre nutriție, de exemplu, ne-am putea aștepta să găsiți termeni precum „calorii”, „dietă”, „valori nutriționale” și așa mai departe în index.
Indexatorii pot primi instruire prin cursuri și seminarii de certificare a indexării. Unele colegii comunitare și școli tehnice oferă și acest tip de formare. Calitatea de membru într-o organizație profesională este deschisă persoanelor cu abilități demonstrate și poate fi utilă persoanelor care ar dori să-și construiască cariere profesionale în acest domeniu.