Este sarcina unui indexator de documente să sorteze și să clasifice documentele, astfel încât acestea să poată fi preluate cu ușurință pentru vizualizare ulterioară. Aceste persoane pot lucra într-o varietate de setări, inclusiv agenții guvernamentale, spitale și universități. Pentru a îndeplini bine acest job, de obicei, este nevoie de o persoană extrem de organizată și capabilă să lucreze independent. În general, sarcinile unui indexator de documente includ sortarea documentelor noi, preluarea documentelor existente, eliminarea documentelor inutile, răspunsul la întrebări și îndeplinirea diferitelor sarcini de birou.
Una dintre cele mai importante îndatoriri ale unui indexator de documente este sortarea documentelor noi și plasarea lor în locurile potrivite. De exemplu, dacă lucrează la o universitate, un indexator de documente ar putea clasifica înregistrările studenților și le poate sorta alfabetic. Dacă lucrează într-un tribunal, ar putea rezolva cazierele judiciare. Această practică necesită ca o persoană să urmeze îndrumările la locul de muncă și să mențină acuratețea. Un document plasat într-o zonă incorectă ar putea pune probleme viitoare.
Recuperarea documentelor existente joacă, de asemenea, un rol important în această poziție. Ori de câte ori o persoană trebuie să vizualizeze un document, este responsabilitatea unui indexator de documente să îl obțină rapid. În cazul unei universități, ar putea fi nevoie să recupereze fișierele unui student pentru a determina ce cursuri trebuie urmate în semestrul următor. Acesta este motivul pentru care este atât de important ca un indexator de documente să fie organizat și să clasifice corect toate documentele.
Pentru a preveni dezordinea și pentru a menține ordinea, îndepărtarea documentelor inutile este o altă sarcină. Acest lucru implică, de obicei, eliminarea documentelor expirate care nu mai sunt relevante. Un exemplu ar fi eliminarea dosarelor studenților după ce studentul a absolvit. În unele cazuri, aceste fișiere vor fi transferate într-un coș separat. În altele, un indexator de documente le va distruge conform protocolului companiei.
Pe lângă aceasta, i se va cere adesea să răspundă la întrebări referitoare la anumite documente. Acest lucru poate implica întrebări din partea publicului, a colegilor de serviciu sau a supraveghetorilor. Când se întâmplă acest lucru, un indexator de documente trebuie să găsească documentul corect și să ofere răspunsuri. Acest aspect al jobului necesită ca o persoană să aibă anumite abilități interpersonale.
În plus, un indexator de documente va fi, de asemenea, responsabil pentru îndeplinirea diferitelor sarcini de birou. De exemplu, el ar putea fi nevoit să răspundă la apeluri telefonice, să trimită faxuri sau să aducă e-mail persoanelor corespunzătoare. Dacă locul de muncă este mai aglomerat decât de obicei, poate fi necesar să asiste secretarul sau alte departamente. În consecință, el trebuie să fie versatil și capabil să improvizeze atunci când este necesar.