Un specialist în achiziții este o persoană desemnată să se ocupe de toate procesele și deciziile de cumpărare pentru o afacere, respectând în același timp un buget alocat. Persoanele din această poziție trebuie, de asemenea, să țină evidența tuturor înregistrărilor și datelor referitoare la achizițiile companiei și ofertele transmise vânzătorilor. Ei sunt, de asemenea, însărcinați cu raportarea acestor informații către membrii personalului corespunzător în mod regulat. Atribuțiile acestei poziții presupun achiziționarea de articole și echipamente legate de afaceri, precum și negocierea cu diverși furnizori pentru a se asigura că se primește un preț corect pentru bunuri și servicii. Majoritatea locurilor de muncă din acest domeniu autorizează persoana respectivă să facă oferte pentru bunuri și servicii în numele unei companii.
Sarcinile precise ale specialistului în achiziții vor varia, deoarece fiecare companie are propriile operațiuni interne. Cu toate acestea, majoritatea cerințelor de specialitate în achiziții implică o evidență foarte strictă. Înregistrările pot fi păstrate în fișiere de hârtie, păstrate într-o bază de date computerizată sau ambele. Prin urmare, specialiștii trebuie să lucreze uneori cu un software specific pentru a se asigura că înregistrările sunt exacte și actualizate. Printre cele mai elementare tipuri de înregistrări pe care un specialist trebuie să le păstreze sunt facturile, comenzile de cumpărare și contractele de licitație.
În timp ce face achiziții și ține înregistrări precise, un specialist trebuie, de asemenea, să pregătească rapoarte pentru personalul cheie din cadrul unei organizații. Comunicarea regulată cu furnizorii, precum și cu alte departamente și cu angajații companiei, este, de asemenea, inclusă într-o fișă tipică a postului pentru această poziție. Persoanele angajate în astfel de posturi trebuie, de asemenea, să aibă grijă să nu depășească limitele bugetare stabilite și să se asigure că toate procedurile de achiziție sunt respectate.
În multe companii, un specialist în achiziții lucrează în cadrul unui departament financiar sau lucrează foarte strâns cu personalul departamentului respectiv. Ca atare, este important ca ambii să lucreze împreună pentru a se asigura că facturile și cererile de achiziție sunt procesate în timp util. De asemenea, un specialist lucrează îndeaproape cu personalul financiar pentru a se asigura că bugetele permit achiziționarea articolelor și serviciilor necesare.
Menținerea contactului regulat cu vânzătorii este, de asemenea, un aspect important al fișei postului unui specialist. Când apar probleme de plată, un specialist trebuie să lucreze cu un furnizor pentru a rezolva astfel de probleme. De asemenea, un specialist trebuie să țină evidența tuturor comenzilor, livrărilor și inventarului. În funcție de dimensiunea companiei în care este angajat un specialist, o astfel de responsabilitate implică adesea construirea unei relații cu mai mulți furnizori.
Unele locuri de muncă specializate în achiziții desemnează și specialiști pentru a urmări întreținerea echipamentelor de birou. Menținerea înregistrărilor privind garanțiile și acordurile de service este uneori de așteptat de la o persoană în această poziție. Atunci când consumabilele și echipamentele de birou trebuie înlocuite, un specialist în achiziții este de obicei persoana care evaluează și plasează acele comenzi.