Registrele subsidiare sunt jurnale sau registre speciale în care primele înregistrări ale tranzacțiilor sau cele originale sunt făcute înainte de a fi înregistrate în conturile lor respective. Acestea sunt denumite registre subsidiare deoarece sunt registre separate care clasifică veniturile și debitele în zonele lor adecvate înainte de a fi adăugate în cărțile principale sau principale. Înregistrarea jurnalului făcută în evidențele primare acționează ca o sursă de informații pentru a fi utilizată în construirea conturilor finale specifice în contabilitate. Înregistrările primare au multe nume care includ cartea de înscriere principală, cărțile de înregistrări originale, înregistrările primare și multe altele care descriu funcția lor.
Cele mai comune tipuri de registre contabile subsidiare includ o carte de achiziții care este utilizată pentru a înregistra toate achizițiile efectuate. Un registru de vânzări care arată toate vânzările prin credit și un registru de numerar care înregistrează toți numerarul primit și plătit. O carte de returnare a achizițiilor înregistrează toate achizițiile care au fost returnate furnizorului, precum și o carte de returnare a vânzărilor care indică toate articolele vândute returnate. Există, de asemenea, o carte a facturilor primite care arată toate facturile plătite, împreună cu cărțile facturilor de plătit care arată toate facturile plătite, cum ar fi electricitatea. Cărțile finale sunt reviste principale, sau cărți subsidiare propriu-zise ale jurnalului, care nu necesită intrarea în minireviste.
Există multe avantaje de a folosi diferite cărți subsidiare pentru diferite intrări, mai degrabă decât de a le avea într-un singur jurnal. Primul avantaj este că ajută la menținerea scurtă a înregistrărilor – este imposibil să gestionați fiecare tranzacție în registrul principal, așa cum se produce.
Un alt avantaj al utilizării registrelor subsidiare de contabilitate face ușoară urmărirea tranzacțiilor și evită aglomerația care ar apărea dacă toate informațiile diferite ar fi într-un singur loc. Informațiile separate scutesc nevoia de a oferi detalii extinse ale tranzacției și fac referințe viitoare ușoare și simple. Înregistrările primare sunt clasificate în funcție de natura tranzacțiilor.
Al treilea avantaj este că registrele subsidiare reduc cazurile de fraudă. Înregistrările din jurnal se fac în ordine cronologică, ceea ce înseamnă că datele se succed și implică înregistrări detaliate în alte conturi. Ceea ce înseamnă asta este că este aproape imposibil să manipulezi toate cărțile implicate, dar dacă se face, detectarea este destul de simplă.
Înregistrarea în evidențele primare poate fi atribuită diferiților funcționari contabili, astfel este precisă și mai rapidă în timpul fazei de procesare a contabilității. Fiecare funcționar își joacă rolul și dă înregistrările altora pentru procesare și reconciliere ulterioară. Acest lucru elimină și oportunitățile de fraudă în cadrul afacerilor. Ar fi nevoie de mai mult de un funcționar pentru a comite cu succes frauda și a o ascunde.
În sfârșit, înregistrările primare indică tranzacții separate de natură similară, astfel încât orice analiză necesară este făcută convenabilă. Acest lucru economisește timp și multe alte resurse. Precizia înregistrărilor este, de asemenea, îmbunătățită foarte mult, deoarece acestea joacă un rol important în determinarea sănătății financiare a unei companii individuale.