Conturile subsidiare sunt conturi care sunt asociate cu ceea ce este cunoscut sub numele de registru subsidiar. Aceste conturi reprezintă, în general, conturi individuale de clienți și sunt utilizate pentru a înregistra toate tranzacțiile asociate cu fiecare dintre acești clienți. Atunci când este gestionat corespunzător, suma totală a consolidării conturilor subsidiare urmărite în evidențele contabile se va echilibra perfect cu soldul din contul de control al registrului general.
Funcția conturilor subsidiare este importantă pentru aproape orice tip de afacere care oferă condiții de plată bazei de clienți. De exemplu, o companie de utilități oferă servicii care sunt facturate lunar. Clientul sau abonatul are apoi o anumită perioadă de timp în care să plătească acea factură lunară fără evaluarea taxelor sau taxelor de întârziere.
Pentru a urmări utilizarea și activitatea de plată a fiecărui client de utilități, compania va stabili un cont subsidiar pentru acel client în evidențele contabile. Fiecare dintre conturile subsidiare conține informații complete despre toți clienții, inclusiv numărul de cont atribuit fiecărui client individual. Pe măsură ce este emisă factura pentru fiecare client, acea sumă facturată este introdusă în cont împreună cu numărul facturii și data emiterii. Odată ce o plată pentru acea factură este remisă, aceasta este înregistrată în cont, reducând soldul datorat.
Activitatea colectivă din conturile subsidiare este reflectată și în contul de control care este menținut ca parte a registrului general. Atunci când facturi sunt emise, acestea sunt contabilizate nu numai în conturile subsidiare, ci și în zona Conturi de plată a registrului. Pe măsură ce clienții remit plăți, acestea sunt contabilizate în zona Conturi de creanțe din registru, precum și în contul subsidiar al clientului. Presupunând că toate postările necesare sunt făcute în timp util. Această abordare ajută la menținerea contabilă echilibrată în orice moment, facilitând în același timp recuperarea informațiilor despre cont și istoricul fiecărui client.
Datorită utilizării software-ului de contabilitate, procesul de înregistrare în contul de control în registrul general, în același timp și în conturile filialelor clienților, este mult mai ușor decât în trecut. Adesea, software-ul de contabilitate este configurat pentru a permite introducerea datelor pe un singur ecran. De acolo, software-ul înregistrează postarea atât în contul de control, cât și în contul subsidiar al clientului individual, simultan. Această abordare poate ajuta la eliminarea problemelor precum postarea în contul clientului, dar uitarea de a posta în contul de control al registrului general sau invers.