Conturile de încasat necolectabile se referă la datorii restante pe care o companie nu se așteaptă să le încaseze. În loc să le păstreze în registre, compania poate alege să le noteze, înregistrând acest lucru în scopuri financiare, astfel încât autoritățile fiscale și acționarii să fie conștienți de situație. Aceasta reprezintă o pierdere pentru companie, deoarece a furnizat produse și servicii fără a fi plătită pentru ele. Trebuie urmate proceduri speciale atunci când înregistrați conturile necolectabile.
Autoritatea de a nota astfel de conturi este de obicei limitată la oficialii de rang înalt dintr-o companie sau o agenție guvernamentală. Acest lucru reduce riscul ca acesta să fie abuzat și creează un lanț de comandă clar. Entitățile individuale au, de asemenea, proceduri în vigoare pentru a determina când conturile pot fi clasificate ca necolectabile. Respectarea politicilor facilitează pentru companii să fie consecvente atunci când au de-a face cu creanțe necolectabile, pentru a evita acuzațiile de favoritism sau deciziile de afaceri proaste.
În unele cazuri, o agenție de colectare însărcinată cu obținerea banilor raportează înapoi și informează compania că nu poate colecta. Acest lucru se poate datora faptului că cineva refuză să plătească, s-a relocat și nu poate fi urmărit sau a obținut credit în mod fraudulos, ceea ce face imposibil de a afla cine este responsabil. Aceste tipuri de creanțe necolectabile sunt urmărite până când este clar că compania nu va putea colecta fondurile.
Dacă un debitor declară faliment, acest lucru poate duce la o decizie de clasificare a datoriei restante ca nerecuperabile. Multe forme de datorii sunt șterse în cadrul procedurii de faliment pentru a oferi o oportunitate de a reorganiza finanțele și de a începe din nou. În plus, companiile pot determina că costul recuperării banilor nu merită cheltuiala, caz în care notează datoria. Acest lucru le permite să opereze mai eficient prin eliminarea datoriilor costisitoare care este puțin probabil să se rezolve.
Alte tipuri de creanțe necolectabile includ cele care fac obiectul unor cauze în instanță în care compania a pierdut. Este posibil ca o societate să fi dat în judecată pentru rambursare, doar pentru ca un judecător să se pronunțe în favoarea pârâtului. În această situație, nu are o hotărâre judecătorească de executat pentru a încasa soldul și nu are șanse realiste de a recupera banii. Notarea contului poate permite companiei să avanseze și să ajusteze evidențele contabile pentru a crea o imagine mai precisă a conturilor restante.
Este important să observăm prezența unor creanțe necolectabile. În mod normal, companiile tratează conturile de încasat ca venituri anticipate pe care le pot folosi pentru investiții și alte activități. Dacă conturile sunt înregistrate în contabilitate, dar este puțin probabil să plătească, acest lucru poate crea un indicator fals al sumei de bani pe care o firmă se poate aștepta să o aducă în cursul lunilor următoare.