Fiecare organizație care achiziționează bunuri sau servicii are proceduri standard de achiziție, metodele pe care le utilizează pentru a achiziționa acele lucruri. Aceste proceduri acoperă toate aspectele ciclului de achiziție, inclusiv selecția furnizorului, negocierea contractului, plasarea comenzii și plata. Toate firmele au proceduri de achiziții și sunt folosite pentru a controla activitatea de cheltuieli, pentru a se asigura că există aprobări adecvate și pentru a reduce riscul de plată în exces. Activitatea de achiziții sau de cumpărare cuprinde toate activitățile de cheltuieli, excluzând salarizarea, și reprezintă adesea mai mult de 50% din toate cheltuielile.
Forța motrice principală pentru dezvoltarea procedurilor de achiziție este controlul tuturor cheltuielilor. Procedurile efective utilizate pot varia ușor, dar vor fi similare. Un proces de aprobare adecvat implică de obicei o separare a sarcinilor și implicarea managerilor superiori pentru tranzacții care vor costa mai mult decât un anumit preț. O altă procedură standard de achiziție este limitarea accesului la formularele de comandă și solicitarea unei autorizații semnate de la un manager, altul decât persoana care utilizează bunurile. Această separare a destinatarului mărfurilor și a aprobării este concepută pentru a se asigura că un membru al personalului superior este la curent cu comanda și poate confirma că materialele sunt necesare și vor fi utilizate în scopul corespunzător.
O altă procedură comună de achiziție este crearea unei liste scurte de furnizori preaprobați pentru anumite mărfuri. Furnizorii sunt adăugați pe listă printr-un proces de licitație care se desfășoară pe o bază programată. Acest proces este conceput pentru a fi transparent și pentru a oferi firmei posibilitatea de a obține reduceri de preț, de a îndeplini standardele de calitate și de a asigura oportunitatea livrării.
Riscurile pentru o companie fără proceduri de achiziții adecvate sunt cheltuirea excesivă, eșecul de a obține o valoare bună și frauda de cumpărare. Multe persoane care nu au nicio pregătire în contabilitate sau în achiziții nu au pașii implicați într-o cerere de achiziție. Cu toate acestea, aceste procese sunt concepute pentru a economisi timp și bani.
Alte proceduri comune de achiziții includ stabilirea de praguri valorice care declanșează diferite activități de achiziții. De exemplu, achizițiile care costă mai mult de o anumită sumă ar putea necesita aprobarea unei comenzi de achiziție de către două niveluri de conducere. O comandă de cumpărare la un preț mult mai mare ar putea necesita emiterea unei propuneri.
În unele cazuri, companiilor li se poate cere să își apere contractele de cumpărare. Dacă un vânzător care a participat la procesul de licitație consideră că nu i s-a oferit o oportunitate echitabilă de a concura, poate fi intentat un proces. Dreptul contractual este o sursă a unei mari activități juridice, iar firmele cu proceduri solide de achiziții sunt în cea mai bună poziție pentru a-și apăra deciziile de afaceri.