Un sistem de transcriere este folosit de mulți profesioniști pentru a face notițe despre muncă sau cercetare, iar alegerea sistemului potrivit vă va asigura că dictatele sunt ușor de creat și utilizat. Dispozitivele de control sunt utilizate împreună cu un sistem de transcriere, dar există multe controlere diferite, cum ar fi pedalele și reportofonele portabile. Dictările tradiționale permit doar audio sau text, dar dictatele digitale pot accepta fișiere atașate digitale. Majoritatea profesioniștilor împărtășesc dictate cu alți profesioniști, astfel încât funcțiile de partajare pot ajuta la eficientizarea acestui proces. Este obișnuit să faceți greșeli în timp ce dictați, așa că un editor fără întreruperi va ajuta la rezolvarea acestor probleme.
Pentru a permite utilizatorilor să înceapă și să oprească o dictare, majoritatea programelor de sistem de transcriere oferă un controler, dar există multe controlere diferite. Cele mai comune sunt dispozitivele de mână, pedalele și căștile. Utilizatorii ar trebui să ia în considerare condițiile lor de lucru și care controler ar fi cel mai sigur și mai convenabil de utilizat. De exemplu, dispozitivele portabile sunt bune pentru utilizatorii care stau la birou, pedalele sunt bune pentru utilizatorii care au adesea substanțe pe mâini sau nu au adesea mâinile libere, iar căștile sunt bune pentru utilizatorii care se mișcă.
Posibilitatea de a atașa un fișier la o dictare poate fi utilă pentru unii profesioniști. Spre deosebire de dictarea tradițională, care oferă doar audio sau text, aceasta permite utilizatorilor să partajeze imagini, documente text și alte fișiere care vor ajuta la explicarea sau clarificarea dictatului. În același timp, utilizatorii care au nevoie doar de un sistem de transcriere audio pot economisi niște bani neobținând această funcție.
Printre mulți profesioniști, inclusiv avocați, medici și cercetători, este obișnuit să împărtășească dictate cu alte persoane care lucrează la același proiect. Dacă aceasta este o nevoie, atunci utilizatorii ar trebui să selecteze un sistem de transcriere care să permită partajarea ușoară. Caracteristicile comune care ajută la partajare sunt capacitatea de a trimite dictate prin e-mail și posibilitatea de a încărca dictate pe site-uri web.
În timp ce majoritatea utilizatorilor încearcă să le evite, greșelile apar adesea în timpul dictarii. Pentru a împiedica aceste greșeli să interfereze cu calitatea dictarii, o funcție de editare fără întreruperi poate ajuta. Acest lucru permite utilizatorilor să remedieze greșelile fără a provoca o diferență vizibilă în sunet, făcând să pară că nu au apărut greșeli. Există atât instrumente de editare care pot fi utilizate după ce dictarea este terminată, cât și instrumente de editare din mers care permit utilizatorilor să deruleze înapoi și să schimbe dictarea. Instrumentele de editare sunt de obicei standard, dar unele programe de sistem de transcriere le pot oferi doar cu versiuni premium ale sistemului.