O companie de software ca serviciu (SaaS) vinde acces la o varietate de programe software companiilor și organizațiilor. Această metodă de furnizare a serviciilor de tehnologia informației a crescut în mod constant în popularitate din cauza nevoii scăzute de investiții în infrastructură, hardware sau personal de suport dedicat computerelor. Există patru elemente de luat în considerare atunci când încercați să alegeți între furnizorii SaaS: acord privind nivelul de servicii, funcționalitatea sistemului, orele de disponibilitate și prețul.
Valoarea în dolari și domeniul de aplicare a serviciilor disponibile de la furnizorii SaaS depășesc de obicei limitele pentru o comandă de achiziție standard. Majoritatea companiilor finalizează un proces de achiziție, cum ar fi o cerere de propunere (RFP) sau o cerere de informații (RFI), pentru a asista în procesul de selecție. Din punct de vedere organizațional, aceste procese obligă clientul să se gândească serios la serviciile solicitate de la furnizorul SaaS. Într-un proces standard RFP, clientul oferă specificații detaliate și permite furnizorilor potențiali să ofere un răspuns scris pentru revizuire și selecție.
Indiferent de procesul utilizat, toți furnizorii de SaaS vor furniza un acord scris de nivel de serviciu (SLA) în care serviciile care urmează să fie achiziționate sunt prezentate în detaliu. Examinați SLA de la cel puțin trei companii diferite pentru a obține o perspectivă asupra opțiunilor disponibile, a capacității furnizorului de a îndeplini cerințele de bază și a nivelurilor de servicii pentru clienți. Aceste răspunsuri pot fi destul de pronunțate, dar investirea timpului și a efortului este singura modalitate de a lua o decizie informată, concretă.
În timpul unui proces complex de selecție a software-ului, este destul de ușor să fii distras de toate posibilitățile. Faceți o listă cu toate caracteristicile software necesare și o listă separată de funcționalități care ar fi plăcute, dar nu sunt esențiale. Tipăriți o listă separată pentru toți furnizorii de SaaS și indicați ce caracteristici sunt furnizate în soluția propusă. Ignorați toate caracteristicile care nu sunt incluse în aceste două liste. Aceasta este o modalitate excelentă de a vă asigura că selecția finală va răspunde nevoilor actuale și nu doar celor viitoare.
Orele de disponibilitate sunt o problemă critică atunci când ne uităm la diferiți furnizori SaaS. Verificați informațiile despre fusul orar și asigurați-vă că sunt furnizate în scris. Multe companii vor oferi acces 24 de ore pe zi, contra cost. Verificați ce fus orar folosește furnizorul pentru a vă asigura că nu există surprize. Nu uitați să luați în considerare nu numai când utilizatorii vor avea nevoie de acces la sistem, ci și când va fi necesar ca lucrările să fie efectuate la ore atipice.
Opțiunile de preț de la furnizorii SaaS pot fi fixe sau bazate pe utilizare. Un contract cu preț fix este pentru o anumită sumă de bani pentru serviciile enumerate în SLA. Prețurile bazate pe utilizare se bazează pe volumul tranzacțiilor, numărul de utilizatori înregistrați sau valoarea monetară totală a activității. Examinați acest aspect al contractului în detaliu și finalizați o analiză internă pentru a determina care metodă este cea mai rentabilă.