Companiile întocmesc situații financiare lunar pentru a păstra scorul operațiunilor comerciale. Declarația de profit și pierdere reprezintă profitul sau pierderile generate din anumite activități care au dus la cheltuieli necesare unei companii pentru a crea venituri. La fel ca majoritatea activităților care generează venituri, guvernul dorește reducerea profitului unei companii. Impozitele pe o declarație de venit sunt în partea de jos, sub venitul înainte de impozitare. În cele mai multe cazuri, impozitele pe o declarație de venit sunt doar o estimare; societatea nu își cunoaște de fapt obligațiile fiscale până la sfârșitul anului, când întocmește și depune impozite.
Declarația de venit urmează de obicei un format standard, astfel încât toate părțile interesate pot avea o înțelegere generală a veniturilor generate de o companie. Cea mai comună declarație de venit este formatul în mai mulți pași, în care există o secțiune pentru venituri și profit brut, o alta pentru cheltuieli și o secțiune finală pentru alte articole și impozite. Această ultimă secțiune este unde se îndreaptă impozitele pe o declarație de venit, oferind informații despre obligația fiscală viitoare așteptată pentru companie. Toate informațiile de deasupra taxelor estimate trebuie să fie corecte pentru ca obligația fiscală așteptată să fie corectă. Un contabil autorizat poate fi necesar să examineze și să semneze declarația de venit pentru a se asigura că este corectă.
Profitul brut este pur și simplu venitul minus reducerile din vânzări, alocațiile de cumpărare și costul mărfurilor vândute. Următoarea secțiune – numită de obicei cheltuieli generale, de vânzare și administrative – este adesea destul de lungă. Diferența dintre profitul brut al companiei și cheltuielile totale este profitul net. Dacă nu există mai multe informații care merg pe contul de profit și pierdere, următorul rând reprezintă impozitele pe o declarație de venit. În caz contrar, este necesară o secțiune pentru orice venituri, câștiguri, pierderi sau cheltuieli neexploatare care s-ar putea să nu se repete în viitor.
În unele cazuri, o companie poate avea articole mari, unice, care au ca rezultat o pierdere netă sau un venit zero pentru o anumită perioadă de timp. Impozitele pe contul de profit și pierdere cu acest scenariu nu afectează informațiile din contul de profit și pierdere. Companiile lasă acest rând necompletat dacă nu există un venit net sau compania pierde bani pentru perioada dată. La sfârșitul anului, compania folosește o pierdere în contul de profit și pierdere pentru a-și reduce obligația fiscală totală. Din nou, un contabil autorizat sau un avocat fiscal este necesar pentru a pregăti impozitele și a se asigura că totul este copacetic pentru autoritățile fiscale.