Statutul este regulile și procedurile pe care orice organizație le folosește pentru a-și stabili consiliul, ofițerii și membrii și pentru a-și desfășura activitățile operaționale și administrative. Persoana sau comitetul responsabil cu redactarea statutului nonprofit ar trebui să fie familiarizată cu orice cerințe guvernamentale pentru document, precum și cu obiectivele și nevoile generale ale organizației. Când scrieți regulamente non-profit, acestea ar trebui să abordeze orice informații solicitate, să ofere o schiță clară pentru conducerea organizației și să fie cât mai clare și succinte posibil.
Statutul non-profit ar trebui să includă regulile și procedurile pentru înființarea unui consiliu de administrație. Aceasta ar include frecvența și procedura de alegere sau numire a membrilor consiliului de administrație, precum și durata mandatelor acestora și câte mandate succesive pot îndeplini. Statutul ar trebui să conțină informații despre modul în care vor fi desfășurate ședințele consiliului, precum și numărul minim de membri care trebuie să fie prezenți pentru un cvorum de vot. Procedurile de revocare a unui membru al consiliului, atunci când este necesar, ar trebui să fie menționate foarte clar în statut. O declarație care descrie limitele răspunderii pentru membrii consiliului este, de asemenea, o idee bună.
Alegerea ofițerilor ar trebui, de asemenea, abordată în statut. Organizația non-profit va identifica ce ofițeri sunt necesari pentru a desfășura afaceri în mod eficient și apoi va stabili reguli pentru alegerea funcționarilor și durata mandatului acestora. Îndatoririle, responsabilitățile și autoritatea fiecărui ofițer ar trebui să fie definite pe scară largă, dar clar. În plus, este o idee bună să includeți o declarație privind membrii sau ofițerii asistenți care vor avea autoritatea de a interveni atunci când un ofițer lipsește temporar.
Organizația ar trebui să decidă dacă va avea sau nu un membru cu drept de vot. În cazul în care membrilor generali li se acordă puterea de a vota asupra anumitor probleme, statutul ar trebui să abordeze procedurile pentru acest vot. În mod obișnuit, aceasta ar include o definiție a cine este membru, drepturile individuale ale membrului ca parte a organizației și procesul de desfășurare a ședințelor și de vot asupra problemelor.
Deși este vital să se respecte toate reglementările aplicabile cu privire la statutul non-profit, acestea ar trebui să fie cât mai succinte posibil și suficient de ample pentru a permite organizației o anumită flexibilitate. De exemplu, în loc să spunem că consiliul se va întruni la ora 6:00 în a treia zi de marți a fiecărei luni, o declarație mai flexibilă este că consiliul se va întruni la intervale regulate, dar cel puțin o dată pe trimestru. Acest lucru permite organizației o oarecare flexibilitate pentru a modifica zilele și orele întâlnirilor după cum este necesar, dar să rămână în conformitate cu propriul regulament. Acesta este doar un exemplu posibil; conceptele de concizie și flexibilitate ar trebui să se aplice în general acolo unde este posibil.
Odată ce statutele sunt scrise, aprobate de consiliu și prezentate autorităților de guvernare corespunzătoare, acestea ar trebui revizuite în mod regulat, poate la fiecare trei până la cinci ani. O organizație non-profit, de-a lungul vieții sale, poate schimba direcția și concentrarea pe măsură ce nevoile membrilor săi se schimbă. Legile locale și regionale privind statutul non-profit se pot modifica din când în când. Statutul ar trebui să reflecte și să susțină scopul general al organizației și va trebui schimbat și revizuit periodic pe măsură ce organizația nonprofit crește și se maturizează. De asemenea, este o idee bună ca orice modificări majore ale statutului să fie revizuite de un avocat cu experiență pentru a asigura conformitatea cu toate legile aplicabile.