O adunare generală anuală (AGA) este o întâlnire desfășurată o dată pe an pentru ca societatea să încheie probleme importante de afaceri, așa cum sunt specificate în ordinea de zi a adunării. Multe companii sunt obligate să conducă ședința prin lege și prin propria carte sau constituție. Detaliile privind desfășurarea ședinței sunt de obicei specificate în statutul societății.
Primul punct de pe ordinea de zi al AGA necesită de obicei ca consiliul de administrație să raporteze despre progresul companiei în ultimul an și perspectivele acesteia pentru viitor. Alte puncte standard de pe ordinea de zi presupun un vot al acționarilor pentru aprobarea situațiilor financiare anuale și a raportului anual al companiei, pentru aprobarea dividendului final recomandat acționarilor de către consiliu și pentru a alege noi directori pentru orice posturi vacante ale consiliului care ar fi putut apărea de la ultima AGA. . Documentele referitoare la aceste puncte sunt distribuite acționarilor înaintea adunării generale anuale, împreună cu ordinea de zi a acesteia.
Ordinea de zi poate include orice chestiune aprobată de președinte, inclusiv puncte solicitate în scris de către acționarii individuali. Principala interacțiune la întâlnire este între consiliul de administrație și acționari. Formal, AGA este un forum la care consiliul de administrație, printre altele, solicită aprobarea acționarilor pentru punctele specificate pe ordinea de zi.
Prezența la AGA este limitată la consiliul de administrație și acționarii, plus orice alte persoane care pot fi invitate la ședință de către președinte. Conducerea participă la ședință doar la invitația președintelui, dar membrii selecționați ai conducerii companiei sunt de obicei invitați să participe. Este obișnuit ca președintele companiei și directorul financiar al companiei să fie invitați la întâlnire, precum și consilierii companiei selectați, analiștii de investiții și presa financiară. Întâlnirea este de obicei închisă publicului.
Președintele companiei prezidează adunarea generală anuală, la care participă toți ceilalți directori. Secretarul societății participă și la adunarea generală anuală și ia note scrise din care sunt consemnate procedurile principale și deciziile sub formă de proces-verbal. Procesele-verbale sunt ulterior distribuite acționarilor pentru ca aceștia să le aprobe ca proces verbal oficial al adunării.
O parte importantă a adunării generale anuale este timpul întrebărilor. Acest lucru permite acționarilor individuali să pună întrebări direct în consiliu. Întrebările sunt adresate președintelui, care, la rândul său, poate cere altora să răspundă.
Adunarea generală anuală nu poate avea loc decât dacă există o reprezentare adecvată a acționarilor, așa cum este stabilit de cvorumul necesar definit în statutul societății. Cvorumul este de obicei specificat ca număr minim de acționari, precum și un nivel minim de acționariat care trebuie reprezentat la adunare, fie personal, fie prin împuternicire.