Η διαδικασία πνευματικών δικαιωμάτων περιλαμβάνει τρία πράγματα: ένα συμπληρωμένο έντυπο αίτησης, ένα τέλος κατάθεσης και ένα αντίγραφο του έργου που πρέπει να καταχωρηθεί στο γραφείο πνευματικών δικαιωμάτων. Υπάρχουν δύο βασικές μέθοδοι κατάθεσης πνευματικών δικαιωμάτων. Το πρώτο χρησιμοποιεί μια ηλεκτρονική φόρμα και το άλλο είναι η αλληλογραφία σε έντυπες φόρμες. Οι ηλεκτρονικές φόρμες είναι η προτιμώμενη και πιο κοινή μέθοδος καθώς και η πιο ωφέλιμη για τον αρχειοθέτη.
Η χρήση της ηλεκτρονικής φόρμας για τη διεξαγωγή της διαδικασίας πνευματικών δικαιωμάτων μπορεί να προσφέρει στον αρχειοθέτη πολλά οφέλη. Πρώτον, υπάρχει συνήθως χαμηλότερο τέλος κατάθεσης και ταχύτερος χρόνος επεξεργασίας. Επιτρέπει επίσης σε οποιονδήποτε υποβάλλει αίτηση για πνευματικά δικαιώματα τη δυνατότητα παρακολούθησης της κατάστασης στο διαδίκτυο και ασφαλούς πληρωμής μέσω πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας, καθώς και αποστολή του αντιγράφου του έργου για να καταχωρηθεί απευθείας στο γραφείο πνευματικών δικαιωμάτων.
Υπάρχουν προδιαγραφές σχετικά με το αντίγραφο του έργου που πρέπει να κατατεθεί στο γραφείο πνευματικών δικαιωμάτων, που ονομάζεται “κατάθεση”. Εάν το έργο δεν έχει εκδοθεί, συνήθως πρέπει να κατατεθεί πλήρες αντίγραφο ή ηχογράφηση. Κάθε δημοσιευμένο έργο πρέπει συνήθως να έχει δύο αντίγραφα ή ηχογραφήσεις που κατατίθενται με την εγγραφή πνευματικών δικαιωμάτων.
Υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις στη διαδικασία πνευματικών δικαιωμάτων κατά τις οποίες μια κατάθεση έχει ειδικές απαιτήσεις. Μια κατάθεση κινηματογραφικών ταινιών συνήθως πρέπει να έχει ένα πλήρες αντίγραφο της ταινίας και μια ξεχωριστή γραπτή περιγραφή του περιεχομένου της, όπως μια περίληψη. Κάθε έργο που δημοσιεύεται αποκλειστικά ως ηχογράφηση γενικά πρέπει να κατατίθεται ως πλήρης ηχογράφηση. Κάθε πρόγραμμα υπολογιστή που κατατίθεται συνήθως πρέπει να έχει τη μορφή αντιγράφου των πρώτων 25 και των τελευταίων 25 σελίδων του πηγαίου κώδικα. Τέλος, εάν το έργο είναι σε μορφή συμπαγούς δίσκου (CD), τότε η κατάθεση πρέπει συνήθως να είναι με τη μορφή ενός αντιγράφου του CD καθώς και τυχόν συνοδευτικών εγχειριδίων.
Η διαδικασία πνευματικών δικαιωμάτων ολοκληρώνεται αφού το γραφείο πνευματικών δικαιωμάτων λάβει όλα τα απαραίτητα υλικά σε μορφή που κρίνει αποδεκτή. Εάν η αίτηση υποβλήθηκε ηλεκτρονικά, ο χρήστης θα λάβει ένα email που θα τον ειδοποιεί ότι η αίτηση ελήφθη. Εάν έχει υποβληθεί μια έντυπη αίτηση, ο αρχειοθέτης δεν θα λάβει ειδοποίηση ότι ελήφθη. Σε κάθε περίπτωση, ο χρήστης θα λάβει μια επιστολή, ένα τηλεφώνημα ή ένα email εάν απαιτούνται περισσότερες πληροφορίες ή εάν η αίτηση έχει απορριφθεί. Εάν η αίτηση πνευματικών δικαιωμάτων του αρχειογράφου γίνει αποδεκτή, θα λάβει πιστοποιητικό εγγραφής που θα δηλώνει ότι το έργο έχει κατοχυρωθεί με πνευματικά δικαιώματα.