Εμπιστευτικός υπάλληλος είναι κάθε άτομο που απασχολείται σε μια συγκεκριμένη εταιρεία, του οποίου παρέχεται πρόσβαση σε ιδιόκτητες πληροφορίες σχετικά με τις σχέσεις του εργοδότη με άλλους υπαλλήλους της επιχείρησης. Η προέλευση του όρου εντοπίζεται στους νόμους της πολιτείας της Καλιφόρνιας στις Ηνωμένες Πολιτείες, συγκεκριμένα στον νόμο για τις σχέσεις εργοδοτών-εργαζομένων στην τριτοβάθμια εκπαίδευση ή HEERA, που ψηφίστηκε το 1984. Ενώ δεν χρησιμοποιούνται σε κάθε επιχειρηματική κουλτούρα, υπάρχουν συνήθως υπάλληλοι σε οποιαδήποτε εταιρεία που ταιριάζουν στο βασικό προφίλ ενός εμπιστευτικού υπαλλήλου, με άτομα που απασχολούνται σε ικανότητες ανθρώπινου δυναμικού να είναι ένα από τα πιο εμφανή παραδείγματα.
Οι ευθύνες ενός εμπιστευτικού υπαλλήλου συνήθως περιλαμβάνουν πρόσβαση σε πληροφορίες που δεν διατίθενται στους εργαζομένους γενικά. Για παράδειγμα, ο διοικητικός βοηθός ενός προϊσταμένου τμήματος μπορεί να είναι ενήμερος για πληροφορίες σχετικά με τους προϊσταμένους που αναφέρονται στον προϊστάμενο του τμήματος που δεν μοιράζονται με άλλα τμήματα ή ακόμη και άλλους υπαλλήλους στο ίδιο τμήμα. Με τον ίδιο τρόπο, ένας διαχειριστής έργου μπορεί να έχει πρόσβαση σε δεδομένα σχετικά με τους υπαλλήλους που έχουν επιλεγεί να συμμετάσχουν στην ομάδα του έργου, τα οποία διαφορετικά θα παρέμεναν αποκλειστικά στην κατοχή του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού. Το εύρος των δεδομένων που μοιράζονται συχνά σχετίζεται με την εργασία, αν και σε ορισμένες χώρες οι πληροφορίες μπορεί επίσης να έχουν προσωπικό χαρακτήρα, ειδικά όταν η ασφάλεια είναι ένα ζήτημα.
Τυχόν δεδομένα που παρέχονται σε εμπιστευτικό υπάλληλο θεωρείται ότι βασίζονται στην ανάγκη να γνωρίζουν. Η χρήση των πληροφοριών περιορίζεται συχνά σε συγκεκριμένες εργασίες, με οδηγίες για την κοινή χρήση των δεδομένων μόνο με άλλους που χρειάζονται επίσης τις πληροφορίες για την επιτυχή ολοκλήρωση των καθηκόντων που τους έχουν ανατεθεί. Ένας εμπιστευτικός υπάλληλος είναι πιθανό να γνωρίζει πολλά για εκκρεμείς συγχωνεύσεις ή άλλα σημαντικά γεγονότα στη ζωή της εταιρείας προτού ενημερωθούν οι άλλοι υπάλληλοι για αυτές τις δραστηριότητες και αναμένεται να παραμείνει σιωπηλός έως ότου οι ιδιοκτήτες επιλέξουν να κάνουν δημόσια ανακοίνωση.
Μία από τις πιο σημαντικές ιδιότητες που πρέπει να διαθέτει κάθε εμπιστευτικός υπάλληλος είναι η ικανότητα να διαχειρίζεται διακριτικά τις ιδιόκτητες πληροφορίες και σύμφωνα με τις πολιτικές της εταιρείας. Αυτό σημαίνει ότι οι πληροφορίες που λαμβάνονται για ένα μέλος του εργατικού δυναμικού δεν κοινοποιούνται σε κανέναν άλλο που δεν χρειάζεται αυτές τις πληροφορίες για να εκτελέσει τα καθήκοντά του. Η μη προστασία της ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων θεωρείται παραβίαση του απορρήτου και μπορεί να οδηγήσει σε άμεση απόλυση. Ανάλογα με τους ισχύοντες νόμους που ισχύουν σε ένα συγκεκριμένο έθνος ή άλλη δικαιοδοσία, ο υπάλληλος που κοινοποίησε τις πληροφορίες ιδιοκτησίας σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα μπορεί επίσης να υπόκειται σε ποινική ή αστική αγωγή ως αποτέλεσμα αυτής της παράβασης.
SmartAsset.