Ένα αίτημα για προσφορά (RFQ) είναι μια πρόσκληση για υποβολή προσφορών, που συνήθως αποστέλλονται σε διάφορους πιθανούς προμηθευτές, ζητώντας σταθερή τιμολόγηση σχετικά σχετικά τυποποιημένων προϊόντων ή υπηρεσιών ή βασικών προϊόντων. Τέτοιες προσκλήσεις για ανταγωνιστικές προσφορές απαιτούν συνήθως από τους ερωτώμενους να παρέχουν περισσότερο από το εκτιμώμενο κόστος. Οι οργανισμοί που υποβάλλουν αίτηση για προσφορά συνήθως παρέχουν λεπτομερείς προδιαγραφές για το συγκεκριμένο αντικείμενο και ζητούν από τους προσφέροντες να επιβεβαιώσουν ότι το προϊόν ή η υπηρεσία τους πληροί ή υπερβαίνει όλα τα καθορισμένα. Οι αιτούντες κανονικά απαιτούν επίσης δεσμεύσεις σχετικά με τις ημερομηνίες παράδοσης, τους όρους πληρωμής, τη διασφάλιση ποιότητας και το χρονικό διάστημα που θα ισχύει η αναφερόμενη τιμή. Υπάρχει σχεδόν πάντα μια προθεσμία για την υποβολή ενός εγγράφου RFQ.
Η διαδικασία υποβολής προσφορών ωφελεί τόσο τους αιτούντες όσο και τους διαγωνιζόμενους οργανισμούς. Οι αιτούντες εταιρείες ενισχύουν την αγοραστική τους δύναμη δίνοντας στον εαυτό τους την ευκαιρία να διαπραγματευτεί με πολλούς υποψήφιους προμηθευτές. Αυξάνουν επίσης την πιθανότητά τους να λάβουν την καλύτερη τιμή, επειδή όλοι οι προμηθευτές γνωρίζουν ότι βρίσκονται σε ένα παιχνίδι προσφορών και είναι πιθανό να προσφέρουν ιδιαίτερα ανταγωνιστικές τιμές. Οι πιθανοί προμηθευτές εκτιμούν συνήθως την ευκαιρία να ανταγωνιστούν για επιχειρήσεις σε ίσους όρους ανταγωνισμού.
Γενικά, το Διαδίκτυο είναι άφθονο με μοντέλα για την ανάπτυξη αποτελεσματικών RFQ και απαντήσεων RFQ. Η εισαγωγή όρων όπως “αίτηση για προσφορά” ή “RFQ” ακολουθούμενη από πρόσθετες λέξεις όπως “παράδειγμα”, “δείγμα”, “απάντηση” ή “παράδειγμα απόκρισης” σε μια μηχανή αναζήτησης στο Διαδίκτυο θα πρέπει να εμφανίζει ένα ευρύ φάσμα παραδειγμάτων προς εξέταση. Τυποποιημένα πρότυπα τόσο για την ανάπτυξη όσο και για την απόκριση σε αίτημα για προσφορά είναι επίσης διαθέσιμα στο διαδίκτυο, συνήθως σε μέτρια τιμή. Οι χρήστες του Διαδικτύου μπορούν εύκολα να τα βρουν προσθέτοντας «πρότυπο» ή «πρότυπα» σε ό, τι ψάχνουν για να περιορίσουν την αναζήτηση.
Το αίτημα για προσφορά είναι ένα από τα τέσσερα έγγραφα «αίτησης» που χρησιμοποιούνται συχνά στη διαδικασία αγοράς επιχειρήσεων. Δύο άλλα χρησιμοποιούνται επίσης για ανταγωνιστικές προσφορές – το αίτημα για πρόταση (RFP) και το αίτημα υποβολής προσφορών (RFT). Τα RFP, οι πιο κοντινοί συγγενείς με τα RFQ, εκδίδονται συνήθως για μάλλον πολύπλοκα προϊόντα ή υπηρεσίες και απαιτούν η προσφορά τιμής να συμπληρώνεται με γραπτή πρόταση που αναφέρει λεπτομερώς πώς το προϊόν ή η υπηρεσία θα καλύψει τις συγκεκριμένες ανάγκες του οργανισμού. Το RFT είναι μια ανακοίνωση από μια κρατική υπηρεσία για υποβολή προσφορών που είναι ανοικτή σε όλους τους προμηθευτές για συγκεκριμένα προϊόντα ή υπηρεσίες. Το τέταρτο έγγραφο στην κατηγορία “αίτηση για” είναι το αίτημα για πληροφορίες (RFI) – ένα έγγραφο που δεν ζητά προσφορές αλλά αναζητά μόνο πληροφορίες σχετικά με τους υποψήφιους προμηθευτές για να τους πληροί τις προϋποθέσεις για να συμπεριληφθούν σε λίστες προσφορών RFQ ή RFP ή να ειδοποιήσει τους ότι μπορεί να λαμβάνουν RFQ ή RFP.
SmartAsset.