Τα συμμορφωμένα αντίγραφα είναι ακριβή αντίγραφα ενός εγγράφου που συντάσσεται όταν δεν είναι δυνατή η απλή αντιγραφή ενός αντιγράφου του αρχικού εγγράφου. Ουσιαστικά, αυτό κάνει το προσαρμοσμένο αντίγραφο μια εκ νέου δημιουργία του πρωτοτύπου. Για να είναι αυτό το είδος αντιγράφου, το έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία του πρωτοτύπου, χωρίς αλλαγές στη διατύπωση ή τη δομή, όσο μικρές ή ασήμαντες και αν φαίνονται οι αλλαγές.
Ένα προσαρμοσμένο αντίγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε πολλές περιπτώσεις. Τα δικαστικά συστήματα επιτρέπουν τη χρήση τέτοιων εγγράφων και συχνά τα χρησιμοποιούν για σκοπούς αρχειοθέτησης. Όταν συμβαίνει αυτό, το αντίγραφο πληκτρολογείται και κατασκευάζεται ακριβώς όπως το πρωτότυπο. Επιπλέον, τυχόν σημειώσεις που είναι χειρόγραφες στα περιθώρια θα περιλαμβάνονται επίσης στο έγγραφο. Ένας δικαστικός υπάλληλος θα συγκρίνει το αντίγραφο με το πρωτότυπο για να διασφαλίσει ότι όλες οι πτυχές των δύο εγγράφων είναι όμοιες, συμπεριλαμβανομένων τυχόν ημερομηνιών. Εάν η υπογραφή ενός δικαστή εμφανίζεται στο πρωτότυπο, ο δικαστής μπορεί επίσης να υπογράψει το αντίστοιχο αντίγραφο ή το όνομα του δικαστή μπορεί να πληκτρολογηθεί και να χρονολογηθεί στα κατάλληλα πεδία. Μόλις ολοκληρωθεί η σύγκριση και ο υπάλληλος κρίνει ότι τα έγγραφα αντιστοιχούν το ένα του άλλου, το αντίγραφο σφραγίζεται και ορίζεται ημερομηνία κατάθεσης.
Οι επιχειρήσεις κάνουν επίσης χρήση αυτής της μορφής. Αυτό συμβαίνει συχνά όταν πολλά τμήματα χρειάζονται πρόσβαση σε συμβάσεις και άλλα σημαντικά έγγραφα. Τα πρωτότυπα υπογεγραμμένα έγγραφα διατηρούνται συνήθως σε ασφαλή τοποθεσία, ενώ ένα συμμορφωμένο αντίγραφο ή αντίγραφα διατίθενται για γενική χρήση στα διάφορα τμήματα του οργανισμού. Αυτή η προσέγγιση διασφαλίζει ότι υπάρχει πάντα ένα αντίγραφο του αρχικού υπογεγραμμένου εγγράφου, αλλά επιτρέπει ευρεία πρόσβαση στους όρους και τις προϋποθέσεις ενός δεδομένου εγγράφου σε όσους χρειάζονται αυτές τις πληροφορίες για να βοηθήσουν τους πελάτες ή να εκτελέσουν με άλλον τρόπο τις εργασίες τους που σχετίζονται με την εργασία.
Το ίδιο άτομο που υπηρέτησε ως υπογράφοντα στο πρωτότυπο έγγραφο μπορεί να υπογράψει ένα προσαρμοσμένο αντίγραφο. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό ή πρακτικό, το όνομα του ατόμου μπορεί να εισαχθεί στο πεδίο υπογραφής. Με τον ίδιο τρόπο, είναι δυνατή η επικύρωση ή η συμβολαιογραφική επικύρωση ενός συμμορφωμένου αντιγράφου. Ωστόσο, αυτή η ενέργεια συνήθως θεωρείται περιττή.
SmartAsset.