Γνωστό και ως αμοιβαίο κεφάλαιο μικρομετρητών, το αμοιβαίο κεφάλαιο προκαταβολών είναι ένας τύπος αποθεματικού μετρητών που τίθεται στην άκρη για τη διαχείριση δευτερευόντων δαπανών που ενδέχεται να προκύψουν κατά την καθημερινή λειτουργία μιας εταιρείας. Συνήθως, τα έσοδα σε αυτό το αμοιβαίο κεφάλαιο φυλάσσονται ως νόμισμα και κέρμα και ανατίθενται σε διαχειριστή κεφαλαίων ή ταμία για εκταμίευση σύμφωνα με τις πολιτικές και τις διαδικασίες της επιχείρησης. Εταιρείες όλων των μεγεθών και τύπων είναι πιθανό να έχουν κάποιου είδους ασήμαντα μετρητά ή προκαταβολές προκαταβολών, γεγονός που καθιστά δυνατή την ταχεία αγορά ειδών γραφείου ή άλλων αντικειμένων χωρίς να χρειάζεται να περάσουν από επίσημη διαδικασία παραγγελίας και αγοράς.
Η δομή ενός ταμείου προκαταβολών είναι συνήθως πολύ απλή. Μια μικρή επιχείρηση μπορεί να διαχειρίζεται αυτόν τον τύπο επιχειρηματικού πόρου διατηρώντας μια προμήθεια νομισμάτων και κερμάτων σε ένα κλειδωμένο συρτάρι ή ένα μικρό χρηματοκιβώτιο στο χώρο της επιχείρησης. Οι περισσότερες εταιρείες θα έχουν θέσει ελάχιστα και μέγιστα όρια για το συνολικό χρηματικό ποσό που μπορεί να διατηρηθεί στο ταμείο ανά πάσα στιγμή. Ο καθορισμός αυτών των ορίων συνήθως συνεπάγεται την εξέταση του είδους των αγορών που μπορούν να πραγματοποιηθούν χρησιμοποιώντας τους πόρους του ταμείου, καθώς και τη λήψη των μέσων τιμών αυτών των τύπων αγορών.
Όπως με κάθε τύπο χρηματοοικονομικού λογαριασμού, το κεφάλαιο προκαταβολών θα παρακολουθείται και θα συμβιβάζεται περιοδικά. Η συμφωνία συνήθως απαιτεί την καταγραφή των εσόδων για οποιεσδήποτε αγορές που πραγματοποιήθηκαν χρησιμοποιώντας έσοδα κεφαλαίων από την τελευταία συμφωνία, προσθέτοντας τυχόν καταθέσεις που έγιναν στο αμοιβαίο κεφάλαιο και στη συνέχεια συγκρίνετε το λογιστικό υπόλοιπο του κεφαλαίου προκαταβολών με τη φυσική καταμέτρηση των μετρητών που διατηρούνται στην πάγια προκαταβολή συρτάρι ταμείου ή χρηματοκιβώτιο. Ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης, αυτός ο τύπος συμφιλίωσης μπορεί να πραγματοποιείται σε εβδομαδιαία ή δύο φορές την εβδομάδα, αλλά θα πρέπει να γίνεται τουλάχιστον σε μηνιαία βάση.
Υπάρχουν πολλά οφέλη από τη διατήρηση ενός ταμείου προκαταβολών. Ο λογαριασμός παρέχει χρήματα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αγορά βασικών ειδών χωρίς να χρειάζεται να προετοιμάσετε μια αίτηση, να αποκτήσετε έναν αριθμό παραγγελίας αγοράς και να περιμένετε να κοπεί μια εταιρική επιταγή για να καλυφθεί η αγορά. Για παράδειγμα, εάν μια μικρή επιχείρηση χρειάζεται αμέσως μια κασέτα εκτυπωτή, αυτό το αντικείμενο μπορεί να αγοραστεί από τα ασήμαντα μετρητά που βρέθηκαν στο ταμείο, η συναλλαγή θα καταγραφεί, τότε μπορεί να υποβληθεί αίτημα για αποζημίωση μέσω των συνηθισμένων καναλιών αγορών, διασφαλίζοντας ότι η Το ταμείο λαμβάνει περισσότερα μετρητά που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για άλλη αγορά αργότερα.