Ένα μη λειτουργικό έξοδο είναι ένα κόστος που, αν και σχετίζεται με μια επιχείρηση, δεν σχετίζεται με τους πρωταρχικούς στόχους που έχει η επιχείρηση. Μπορεί να είναι είτε για υλικό είτε για υπηρεσία και συχνά στοχεύει σε περικοπές πριν από τα βασικά λειτουργικά έξοδα όταν μια επιχείρηση αντιμετωπίζει οικονομικές δυσκολίες, απλώς και μόνο επειδή η περικοπή των βασικών λειτουργικών δαπανών έχει τόσο δραστικό αντίκτυπο στην ικανότητα της εταιρείας να διατηρεί την ποιότητα και την παραγωγή υψηλός.
Ένας από τους πιο συνηθισμένους λόγους για τους οποίους οι λογιστές δίνουν τόσο μεγάλη προσοχή σε κάθε μη λειτουργικό έξοδο είναι επειδή, παρά το γεγονός ότι τα λειτουργικά και τα μη λειτουργικά έξοδα είναι τεχνικά διακριτά σε έναν επιχειρηματικό προϋπολογισμό, ένα άτομο πρέπει να αξιολογήσει και τους δύο τύπους δαπανών για να πάρει μια πραγματικά ακριβή εικόνα της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι μια εταιρεία παρήγαγε το “Προϊόν Χ”. Εάν το εισόδημα της εταιρείας από τις πωλήσεις “Προϊόν Χ” ξεπερνούσε αυτό που κοστίζει για να φτιάξει “Προϊόν Χ”, τότε η εταιρεία θα φαίνεται να είναι σε καλή οικονομική κατάσταση. Σε αυτό το σημείο, η επιχείρηση δεν έχει ακόμη διαχειριστεί όλα τα μη λειτουργικά έξοδα που έχει, ωστόσο. Εάν αυτά τα έξοδα είναι αρκετά υψηλά, η εταιρεία μπορεί στην πραγματικότητα να καταλήξει «στο κόκκινο», έχοντας χρέος.
Για παράδειγμα, τα κοινά μη επιχειρηματικά έξοδα περιλαμβάνουν τόκους που πρέπει να πληρώσει η εταιρεία για δάνεια, ζημιές από την πώληση εταιρικών ακινήτων συμπεριλαμβανομένων τίτλων, έξοδα αναδιάρθρωσης και αμοιβές ανταλλαγής νομισμάτων ως μη λειτουργικά έξοδα. Η ασφάλιση θεωρείται επίσης μη λειτουργικό έξοδο, όπως και η συντήρηση και οι εισφορές σε παροχές εργαζομένων. Ένα άλλο κοινό μη λειτουργικό κόστος είναι ο καθαρισμός.
Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι αυτό που είναι μη λειτουργικό έξοδο σε μια εταιρεία δεν είναι απαραίτητα μη λειτουργικό έξοδο σε μια άλλη επιχείρηση. Όταν εξετάζουν τα μη λειτουργικά έξοδα, οι λογιστές πρέπει πάντα να εξετάζουν τη δαπάνη υπό το πρίσμα των στόχων της εταιρείας. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία είχε στόχο να παράγει αυτοκίνητα, τότε οι προμήθειες όπως τα εταιρικά τηλέφωνα θα ήταν μη λειτουργικά έξοδα, όχι λειτουργικά έξοδα, επειδή τα τηλέφωνα δεν συνδέονται άμεσα με τις προμήθειες ή τη γραμμή παραγωγής των οχημάτων. Ωστόσο, εάν η εταιρεία είχε ως στόχο την προμήθεια δωρεών μέσω τηλεφωνικής πρόσκλησης, τότε τα τηλέφωνα της εταιρείας θα μπορούσαν να θεωρηθούν λειτουργικά έξοδα.
Όπως και με τα λειτουργικά έξοδα, οι εταιρείες πρέπει να παρακολουθούν τα μη λειτουργικά τους έξοδα για να καθορίσουν και να τηρήσουν έναν λειτουργικό προϋπολογισμό. Τα οικονομικά τμήματα συνήθως προσπαθούν να μειώσουν τα μη λειτουργικά έξοδα προτού προχωρήσουν στη μείωση των λειτουργικών εξόδων. Κάτι τέτοιο δεν κάνει απαραίτητα τους εργαζόμενους ευτυχισμένους, όπως εάν η εταιρεία μειώσει τις παροχές των εργαζομένων. Δεν επηρεάζει την ικανότητα της επιχείρησης να παράγει ένα καλό, υψηλής ποιότητας προϊόν ή υπηρεσία, ωστόσο — 10 εργαζόμενοι χωρίς οφέλη μπορούν να παράγουν το «Προϊόν Χ» με ή χωρίς οφέλη, για παράδειγμα, εφόσον έχουν επαρκή προμήθειες και γνώσεις. Ως αποτέλεσμα, ο καταναλωτής συχνά δεν γνωρίζει τις περικοπές έως ότου ο άξονας του προϋπολογισμού φτάσει σε βασικές λειτουργίες.