Ένα πακέτο προσφορών είναι όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει όλα τα έγγραφα που είναι απαραίτητα για την ανταπόκριση και τη συμμετοχή σε αυτό που είναι γνωστό ως πρόσκληση υποβολής προσφοράς. Το εύρος των εγγράφων που εμπλέκονται σε ένα δεδομένο πακέτο προσφοράς θα ποικίλλει, με βάση τις απαιτήσεις που θέτει η οντότητα που εκδίδει την προσφορά. Η μη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της εκδίδουσας οντότητας με μη συμπερίληψη όλης της τεκμηρίωσης που ζητείται, θα οδηγήσει κανονικά στο να στερηθεί το προνόμιο συμμετοχής στη διαδικασία της προσφοράς, ή τουλάχιστον να μην εξεταστεί έως ότου υποβληθεί ένα τροποποιημένο και πλήρες πακέτο.
Ένα από τα πιο κοινά παραδείγματα πακέτων προσφορών βρίσκεται στις εργολαβικές επιχειρήσεις. Ένα τυπικό πακέτο προσφοράς αναδόχου θα περιλαμβάνει πολλά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένου ενός συμπληρωμένου εντύπου προσφοράς που παρέχεται από την οντότητα που εκδίδει την προσφορά. Μαζί με το έντυπο προσφοράς, θα συμπεριληφθεί επίσης μια σειρά εγγράφων που υποστηρίζουν τις πληροφορίες που περιέχονται σε αυτήν την κύρια φόρμα. Αυτά θα περιλαμβάνουν τεκμηρίωση, όπως σκίτσα και σχέδια σχετικά με το έργο, χρονοδιαγράμματα ολοκλήρωσης, τιμολόγηση για κάθε τύπο δαπάνης που σχετίζεται με την κατασκευή, ακόμη και βασικές πληροφορίες για τον πλειοδότη όσον αφορά τα έτη λειτουργίας και οποιαδήποτε εμπειρία σε παρόμοια κατασκευαστικά έργα. Όπως συμβαίνει με κάθε τύπο πακέτου προσφορών, η ιδέα είναι να παρέχονται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες ώστε ο υποψήφιος πελάτης να λάβει μια τεκμηριωμένη απόφαση.
Η έννοια του πακέτου προσφοράς χρησιμοποιείται επίσης σε μια σειρά από άλλες επιχειρηματικές ρυθμίσεις. Οι εταιρείες μπορούν να διαβιβάσουν πρόσκληση υποβολής προσφορών για διάφορους τύπους υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένων συστημάτων πληροφοριών ή τηλεπικοινωνιών. Εδώ, ο στόχος είναι να δοθεί στους πιθανούς πλειοδότες η ευκαιρία να παράσχουν συγκεκριμένες πληροφορίες που ζητούνται και σε μια μορφή που καθιστά τη σύγκριση και την αξιολόγηση των διαφόρων προσφορών που ελήφθησαν κάπως πιο εύκολη στη διαχείριση.
Το τι συμβαίνει με ένα πακέτο προσφοράς μετά τη λήψη του θα ποικίλλει επίσης. Ορισμένες εταιρείες επιλέγουν να χρησιμοποιούν προσκλήσεις υποβολής προσφορών ως μέσο εντοπισμού πολλών πιθανών προμηθευτών, οι οποίοι, όταν υποβάλλουν πακέτα προσφορών που συμμορφώνονται με το αίτημα του πελάτη για πληροφορίες, στη συνέχεια καλούνται να υποβάλουν επίσημες προτάσεις προς εξέταση. Όταν συμβαίνει αυτό, επιλέγονται τουλάχιστον τρία από τα πακέτα με βάση παράγοντες όπως η τιμολόγηση, το χρονοδιάγραμμα για το έργο και η πληρότητα της απάντησης στην πρόσκληση υποβολής προσφοράς. Στη συνέχεια, αυτοί οι τρεις καλούνται να υποβάλουν μια επίσημη πρόταση με έναν να εμφανίζεται τελικά ως ο επιλεγμένος προμηθευτής. Σε άλλες περιπτώσεις, τα ίδια τα πακέτα χρησιμοποιούνται ως βάση για τη δημιουργία της σχέσης εργασίας, χρησιμοποιώντας την τιμολόγηση που αναφέρεται στο πακέτο προσφοράς ως βάση για τη δημιουργία μιας συμβατικής συμφωνίας μεταξύ του πελάτη και του πωλητή που έχει επιλεγεί.
SmartAsset.