Ένα σχέδιο αποζημίωσης είναι μια δομημένη στρατηγική για την αποπληρωμή ατόμων που έχουν πραγματοποιήσει δαπάνες για λογαριασμό άλλης οντότητας. Το πιο συνηθισμένο παράδειγμα αυτού του τύπου σχεδίου έχει να κάνει με την κάλυψη δαπανών που πραγματοποιούν οι εργαζόμενοι κατά την εκτέλεση των εργασιακών τους υποχρεώσεων. Σχέδια αυτού του τύπου καθιστούν δυνατή τη διασφάλιση της έγκαιρης αποζημίωσης του εργαζομένου, ενώ παράλληλα βοηθούν τον εργοδότη να τηρεί ακριβή αρχεία σχετικά με το συνολικό κόστος που σχετίζεται με την εκτέλεση μιας δεδομένης εργασίας.
Τα σχέδια αποζημίωσης μπορούν να δομηθούν ως υπόλογα και μη. Ένα υπόλογο σχέδιο απαιτεί από τον εργαζόμενο να υποβάλει αποδείξεις για τα έξοδα που πληρούν τις προϋποθέσεις για αποζημίωση. Ένα μη λογιστικό σχέδιο αποζημίωσης καλύπτει δαπάνες για τις οποίες δεν απαιτείται απόδειξη, αν και ο εργαζόμενος πρέπει να δηλώσει τη δαπάνη εγγράφως προτού επιστραφεί. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος που παίρνει πελάτες έξω για δείπνο θα πρέπει να παρουσιάσει την απόδειξη για το γεύμα προκειμένου να αποζημιωθεί για τα έξοδα. Ταυτόχρονα, εάν ο εργαζόμενος χρησιμοποιεί το ιδιωτικό του όχημα κατά την εκτέλεση εργασιών για λογαριασμό του εργοδότη, υποβάλλει το συνολικό ποσό των χιλιομέτρων που χρησιμοποιήθηκαν, συνήθως σε κουπόνι εξόδων ή έντυπο αξίωσης. Ο εργοδότης καθορίζει το ποσό της αποζημίωσης που εκδίδεται, με βάση τους ισχύοντες κανονισμούς και πρακτικές που ισχύουν.
Όσον αφορά τις εκπτώσεις φόρου, ένας εργαζόμενος που συμμετέχει σε πρόγραμμα αποζημίωσης συνήθως δεν επιτρέπεται να διεκδικήσει τις αποζημιωμένες δαπάνες ως εκπτώσεις στις δηλώσεις φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων. Ο εργοδότης μπορεί να διεκδικήσει τα έξοδα που επιστράφηκαν ως εκπτώσεις, με την επιφύλαξη των διατάξεων που περιέχονται στη φορολογική νομοθεσία που ισχύει επί του παρόντος στη δικαιοδοσία όπου βρίσκεται η εταιρεία. Σε ορισμένες χώρες, ο εργαζόμενος μπορεί να χρειαστεί να δηλώσει ορισμένες μορφές αποζημίωσης ως εισόδημα, ειδικά σε περιπτώσεις όπως η χιλιομετρική απόσταση όπου δεν υπάρχει ειδικά τεκμηριωμένη δαπάνη από την τσέπη του.
Ένα ευρύ φάσμα δαπανών μπορεί να καλύπτεται σε ένα σχέδιο αποζημίωσης. Οι εργαζόμενοι που ταξιδεύουν ως μέρος της εργασίας τους επιτρέπεται συχνά να υποβάλλουν έξοδα όπως αεροπορικά εισιτήρια, καταλύματα, ενοικιάσεις αυτοκινήτων και γεύματα για αποζημίωση. Ένας υπάλληλος μπορεί επίσης να αποζημιωθεί για έξοδα που πραγματοποιήθηκαν κατά την εργασία σε ένα ειδικό έργο για την εταιρεία, όπως το να υπηρετήσει ως εκπρόσωπος της επιχείρησης σε μια τοπική εκδήλωση. Συχνά, οι κυβερνητικοί κανονισμοί ορίζουν το εύρος του τι θεωρείται επιστρεπτέα δαπάνη και ποιες διαδικασίες πρέπει να ακολουθούνται προκειμένου ο εργοδότης να διεκδικήσει τα επιστρεφόμενα έξοδα κατά την υποβολή φορολογικών δηλώσεων. Αυτοί οι κανονισμοί συνήθως διαμορφώνουν τις εσωτερικές πολιτικές και διαδικασίες που χρησιμοποιούνται από μια επιχείρηση για τη δομή και την εκτέλεση του σχεδίου αποζημίωσης.