Ένας διοικητικός βοηθός εισόδου είναι ένας επαγγελματίας που βοηθά στις πιο βασικές ευθύνες της διοίκησης γραφείου. Ένας διοικητικός βοηθός αρχικού επιπέδου είναι συνήθως ένας από τους δύο τουλάχιστον διοικητικούς επαγγελματίες σε ένα γραφείο και χειρίζεται μεγάλο μέρος των βασικών έργων διοικητικών καθηκόντων που μπορεί διαφορετικά να προγραμματιστούν και να συντονιστούν από έναν ανώτερο διοικητικό επαγγελματία. Αυτός ο βοηθός μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως ρεσεψιονίστ του οργανισμού, να χαιρετά τους επισκέπτες και να πραγματοποιεί εισερχόμενες κλήσεις, καθώς και εκπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών ή υπάλληλο εισαγωγής δεδομένων, παρέχοντας βασική διοικητική υποστήριξη για τον οργανισμό.
Όταν οι περισσότερες αγγελίες εργασίας αναφέρονται σε βασικές ή διοικητικές αρμοδιότητες αρχικού επιπέδου, γενικά περιλαμβάνουν εργασίες όπως το άνοιγμα και η διανομή αλληλογραφίας, η εκτύπωση, η ταξινόμηση και η αντιγραφή εγγράφων, η αρχειοθέτηση και η πληκτρολόγηση. Ένας διοικητικός βοηθός αρχικού επιπέδου είναι επίσης συνήθως το μέλος του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για την προμήθεια αναψυκτικών για συναντήσεις, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν παραγγελία και παραλαβή μεσημεριανών γεύσεων ή παρασκευή καφέ και τσαγιού. Η εκτέλεση εργασιών, η παραλαβή προμηθειών γραφείου και άλλες αρμοδιότητες τύπου εσωτερικού μπορεί επίσης να αποτελούν μέρος μιας αρχικής θέσης διοικητικού βοηθού.
Μία από τις κύριες λειτουργίες ενός διοικητικού βοηθού εισόδου είναι να παρέχει υποστήριξη σε άλλους διοικητικούς επαγγελματίες εντός ενός γραφείου, όπως διευθυντές γραφείου, ανώτερους διοικητικούς βοηθούς ή εκτελεστικούς βοηθούς. Αυτό μπορεί να σημαίνει βοήθεια με την απογραφή των προμηθειών γραφείου και την παραγγελία προμηθειών, βοήθεια με τον προγραμματισμό και το συντονισμό εκδηλώσεων για ειδικές λειτουργίες και την προετοιμασία ειδικών εταιρικών εγγράφων ή πακέτων. Ενώ ο ανώτερος διοικητικός επαγγελματίας είναι υπεύθυνος για τη λήψη αποφάσεων και το περιεχόμενο των διοικητικών υλικών, συχνά αναθέτει την προετοιμασία του υλικού σε έναν διοικητικό βοηθό αρχικού επιπέδου.
Ο τίτλος διοικητικού βοηθού αρχικού επιπέδου μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως ευρύτερος όρος για να περιγράψει θέσεις όπως ρεσεψιονίστ, εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών, υπάλληλος αρχειοθέτησης ή υπάλληλος εισαγωγής δεδομένων, εάν η θέση απαιτεί χαμηλό επίπεδο εκπαίδευσης και εξειδικευμένες δεξιότητες. Παρόλο που οι περισσότερες θέσεις εισόδου δεν απαιτούν μεγάλη προηγούμενη επαγγελματική εμπειρία ή κατάρτιση, ο ανταγωνιστικός χαρακτήρας της αναζήτησης εργασίας μπορεί να σημαίνει ότι κάποιος που έχει αυτά τα προσόντα θα μπορούσε να έχει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην εξασφάλιση μιας αρχικής διοικητικής εργασίας βοηθού. Ο αρχικός τίτλος συνεπάγεται επίσης περιθώρια ανάπτυξης εντός του οργανισμού, όπως προαγωγή σε ανώτερη διοικητική θέση.
SmartAsset.