Ένας πράκτορας κλεισίματος είναι ένα πρόσωπο ή επιχείρηση που είναι επιφορτισμένη με το συντονισμό μιας ποικιλίας δραστηριοτήτων που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση της πώλησης ενός σπιτιού ή άλλου τύπου ακίνητης περιουσίας. Είναι δουλειά αυτού του ατόμου να διασφαλίσει ότι όλα τα έγγραφα και τα αρχεία συμπληρώνονται σωστά. Αυτός ή αυτή φροντίζει επίσης να εκταμιεύεται σωστά τα σχετικά κεφάλαια. Ουσιαστικά λειτουργεί ως θεματοφύλακας, μια υπηρεσία που μπορεί να εκτελεστεί μόνο από ουδέτερο μέρος.
Ένας πράκτορας κλεισίματος δεν λειτουργεί για τον αγοραστή, τον πωλητή, τον κτηματομεσίτη ή τον δανειστή. Αντίθετα, χειρίζεται έγγραφα και δραστηριότητες που απαιτούνται για κάθε μέρος σε μια πώληση/αγορά ακίνητης περιουσίας. Για παράδειγμα, ένας πράκτορας κλεισίματος ζητά αντίγραφα τέτοιων εγγράφων όπως η σύμβαση πώλησης και η επιθεώρηση τερμιτών από τον εμπλεκόμενο κτηματομεσίτη. Ανάλογα με τις μοναδικές λεπτομέρειες του δανείου/πώλησης, μπορεί επίσης να ζητήσει πληροφορίες δικηγόρου και έγγραφα εγγύησης για το σπίτι.
Ο πράκτορας κλεισίματος εξασφαλίζει επίσης τεκμηρίωση από τον δανειστή, ζητώντας το πλήρες πακέτο δανείου από την οντότητα που παρέχει την υποθήκη. Λαμβάνει επίσης πράγματα όπως οδηγίες κλεισίματος και λεπτομέρειες σχετικά με την εκταμίευση των στεγαστικών κεφαλαίων. Έχοντας αυτό και άλλα απαιτούμενα έγγραφα στη διάθεσή της, στη συνέχεια συντάσσει τη δήλωση διακανονισμού, τις απαιτούμενες ένορκες βεβαιώσεις, έγγραφα δανείου και μια ποικιλία άλλων απαραίτητων εγγράφων για το κλείσιμο της πώλησης/υποθήκης. Στο διπλό της ρόλο ως πράκτορας μεσεγγύησης, χειρίζεται επίσης τους ελέγχους εκταμίευσης.
Κατά το κλείσιμο του δανείου, ο πράκτορας συναντά τον δανειολήπτη, τον πωλητή και τους εκπροσώπους τους. Στη σύσκεψη, ο πράκτορας κλεισίματος διασφαλίζει ότι όλα τα έγγραφα, όπως το σημείωμα και η Δήλωση Αλήθειας Δανεισμού, είναι σωστά υπογεγραμμένα, μαρτυρικά και φωτοτυπημένα για διανομή στα κατάλληλα μέρη. Επιστρέφει τα πρωτότυπα στα μέρη όπως απαιτείται. Για παράδειγμα, δίνει στον αγοραστή/οφειλέτη αντίγραφα όλων των υπογεγραμμένων εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων όλων των ένορκων βεβαιώσεων και εγγράφων που παρέχονται από τον δανειστή.
Ο πράκτορας κλεισίματος διασφαλίζει ότι ο αγοραστής και ο πωλητής συμφωνούν ότι τα χαρτιά είναι εντάξει. Στη συνέχεια συλλέγει τυχόν επιταγές που απαιτούνται για την κάλυψη των εξόδων κλεισίματος και/ή των καταθέσεων. Δημιουργεί νέο λογαριασμό μεσεγγύησης εάν ο δανειστής καλύπτει τους ετήσιους φόρους και την ασφάλιση ιδιοκτησίας του δανειολήπτη. Αν και ο πράκτορας συλλέγει επιταγές στο κλείσιμο, συνήθως δεν εκταμιεύει τα κεφάλαια εξ ολοκλήρου μέχρι να καταγραφεί η συναλλαγή.
Μετά το κλείσιμο, η δουλειά του πράκτορα είναι να καταγράψει την πράξη και την υποθήκη στο κατάλληλο δικαστικό μέγαρο. Στη συνέχεια, η αρχική πράξη επιστρέφεται στον νέο ιδιοκτήτη ακίνητης περιουσίας ενώ τα πρωτότυπα στεγαστικά έγγραφα επιστρέφονται στον δανειστή. Στη συνέχεια, προετοιμάζει τις πολιτικές τίτλων τόσο για τον νέο ιδιοκτήτη όσο και για τον δανειστή. Συνήθως, ο πράκτορας κλεισίματος επιστρέφει τέτοια έγγραφα μέσω ταχυδρομείου.