Ένας ταξιδιωτικός πράκτορας είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό και την εκδρομή για ταξιδιώτες που επιθυμούν την καθοδήγηση ενός ενημερωμένου ατόμου για να τους οδηγήσει σε σημεία ενδιαφέροντος. Κανονικά παρέχει προφορικές περιγραφές τοποθεσιών και ορόσημων καθώς άλλο άτομο χειρίζεται το όχημα που μεταφέρει τους τουρίστες. Αυτό το όχημα είναι συνήθως ένα λεωφορείο, αλλά οι εκδρομές μπορούν επίσης να πραγματοποιηθούν από αεροπλάνο, σκάφος, τρένο, μίνι λεωφορείο, αυτοκίνητο ή με τα πόδια.
Μερικές φορές ένας ταξιδιωτικός πράκτορας λειτουργεί ανεξάρτητα και προσφέρει αποστολές που εξυπηρετούν συγκεκριμένα ενδιαφέροντα, όπως μια συγκεκριμένη βιομηχανία, χόμπι ή τύπο τοπίου. Παραδείγματα αυτών των εξειδικευμένων περιηγήσεων περιλαμβάνουν συχνά ταξίδια σε περιοχές ένδυσης, ιστορικές συνοικίες ή καταφύγια ζώων. Αυτός ο τύπος ταξιδιωτικού πράκτορα είναι συχνά ειδικός σε αυτούς τους τομείς ενδιαφέροντος και αναζητείται από εκείνους με συγκεκριμένες περιέργειες.
Εάν ο ξεναγός εργάζεται για μια μεγάλη εταιρεία, μπορεί να έχει προσωπικό που την βοηθά να πραγματοποιήσει τις εκδρομές ή να βοηθήσει στην προώθηση και την κράτηση. Συνήθως εκπαιδεύει και εποπτεύει αυτό το προσωπικό. Σε περίπτωση που η εταιρεία είναι μικρή, μπορεί να είναι υπεύθυνη για όλες τις καθημερινές δραστηριότητες.
Ως ηγέτης της αποστολής, ο οδηγός ερωτάται τακτικά κατά την παρουσίαση των κορυφαίων στιγμών της περιοδείας. Δεδομένου ότι οι ερωτήσεις είναι συνήθως διαφορετικές και μοναδικές, ένας ταξιδιωτικός πράκτορας συνήθως ταξιδεύει στους χώρους της διαδρομής της αποστολής πριν οδηγήσει άλλους εκεί. Κανονικά ερευνά τις τοπικές ανέσεις και μαθαίνει όσο το δυνατόν περισσότερο για τους προορισμούς της περιοδείας. Αυτή η γνώση καθιστά την εκδρομή πιο ανταποδοτική και συνήθως αυξάνει τη δημοτικότητα και τα έσοδα της περιοδείας. Εάν εργάζεται για μια μεγάλη εταιρεία περιοδείας, αυτή η εκπαίδευση μπορεί να παρέχεται.
Εκτός από τις κορυφαίες εκδρομές, ένας ξεναγός συνεργάζεται τακτικά με ταξιδιωτικά πρακτορεία, θέρετρα ή ξενοδοχεία παρέχοντας φυλλάδια, εκπτωτικά κουπόνια και φυλλάδια για να προσελκύσει την προσοχή των επισκεπτών. Αυτή η προσφορά μπορεί να συμπεριληφθεί σε ολοκληρωμένα πακέτα που πωλούνται είτε πριν από την έξοδο είτε κατά τη διάρκεια του ίδιου του ταξιδιού. Είναι σύνηθες για αυτήν να συνεργάζεται στενά με επιλεγμένες επιχειρήσεις τουριστικών προορισμών για να αναπτύξει πακέτα προσφορών που θα ωφελήσουν χρήματα πολλές εταιρείες ταυτόχρονα.
Εκτός από τη διανομή πληροφοριών για σημεία ενδιαφέροντος, ένας ταξιδιωτικός πράκτορας καλείται τακτικά να βοηθήσει τους τουρίστες σε διάφορες δυνατότητες. Μπορεί να τους βοηθήσει με διαβατήρια ή έγγραφα μετανάστευσης, να βοηθήσει με αναπηρικά καροτσάκια ή άλλα περιπατητικά βοηθήματα ή να διευκολύνει την επικοινωνία με ντόπιους εμπόρους. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, ο ταξιδιωτικός πράκτορας συνήθως καλείται να επικοινωνήσει με το κατάλληλο ιατρικό ή βοηθητικό προσωπικό.
Η τήρηση ακριβών αρχείων είναι σημαντική για έναν ταξιδιωτικό πράκτορα. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, θα πρέπει να έχει στοιχεία επικοινωνίας για κάθε άτομο στην περιοδεία. Εάν η περιοδεία απαιτεί ταξίδια σε απομακρυσμένες περιοχές, συνήθως αναμένεται να γνωρίζει τις ιατρικές ανάγκες των πελατών της. Τα στοιχεία επικοινωνίας χρησιμοποιούνται συνήθως για μελλοντικές προσφορές και για να λάβετε σχόλια σχετικά με την ικανοποίηση των πελατών επίσης.
Δεν απαιτείται επίσημη εκπαίδευση για αυτή τη θέση. Η ελκυστική προσωπικότητα και οι καλές δεξιότητες επικοινωνίας είναι συν, όπως και το πάθος για τη διαφώτιση των ανθρώπων σε θέματα για τα οποία έχουν εκφράσει ενδιαφέρον. Ένας ταξιδιωτικός πράκτορας συνήθως εργάζεται ως βοηθός πριν προαχθεί σε κατάσταση χειριστή.