Μια αναφορά ροής εργασίας είναι αυτή που μπορεί να εμφανίζει την τρέχουσα συνολική ροή εργασίας μιας επιχείρησης και να υποδεικνύει πού μπορεί να βελτιωθεί. Πολλές φορές όταν αναφέρεται ο όρος ροή εργασιών, προορίζεται να αντιμετωπίσει ηλεκτρονικές διαδικασίες ή λογισμικό που προορίζονται για την αυτοματοποίηση και τον εξορθολογισμό εργασιών. Ορισμένοι τύποι αναφορών ροής εργασίας μπορούν να εξηγήσουν μόνο αυτόν τον τύπο ροής και μπορούν να εξηγήσουν ποιες εργασίες αυτοματοποιούνται, πώς πραγματοποιούνται και πόσο γρήγορα ή φθηνά γίνονται. Άλλοι τύποι αναφορών ροής εργασίας είναι πιο εμπεριστατωμένοι, εξηγώντας ολόκληρη τη ροή εργασίας της εταιρείας, τις αυτοματοποιημένες διαδικασίες της και τους υπαλλήλους της. Αυτό επιτρέπει στη διοίκηση της εταιρείας να αναθεωρήσει ολόκληρη τη διαδικασία και να πραγματοποιήσει προσαρμογές όπου είναι απαραίτητο για να μειώσει το κόστος, να παράξει γρηγορότερα τον παραγωγό ή/και να ικανοποιήσει τις νέες ανάγκες των πελατών.
Παραδοσιακά, μια αναφορά ροής εργασίας δημιουργήθηκε από μια ομάδα ή άτομο που ανέλαβε την εργασία να συγκεντρώσει, να τεκμηριώσει και να αναφέρει όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με τις εσωτερικές εργασίες της επιχείρησης. Αυτή η διαδικασία μπορεί να χρειάστηκε εβδομάδες ή και μήνες για να ολοκληρωθεί ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας. Η τεχνολογία έχει προχωρήσει έτσι ώστε αυτός ο τύπος αναφοράς να γίνεται με λογισμικό υπολογιστή. Ενώ εξακολουθούν να χρειάζονται άτομα για την εισαγωγή δεδομένων για το λογισμικό, οργανώνει τα δεδομένα και τα εμφανίζει σε πολλές αναφορές για έλεγχο.
Χρησιμοποιώντας λογισμικό για τη δημιουργία μιας αναφοράς ροής εργασίας, μια επιχείρηση μπορεί να αναλύσει τις αναφορές της και να κάνει αλλαγές πολύ πιο γρήγορα, επιτρέποντάς της να παραμείνει στην κορυφή της αγοράς. Η εταιρεία μπορεί επίσης να απολαμβάνει αυξημένη ευελιξία με πολλαπλές αναφορές που εξηγούν λεπτομερώς πολλές πτυχές της επιχείρησης. Αυτό μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμο για επιχειρήσεις που έχουν πολλές τοποθεσίες αλλά μόνο ένα εταιρικό γραφείο. Υπάρχουν επίσης πολλοί τύποι λογισμικού αναφοράς ροής εργασίας που διατίθενται σε πολλούς τομείς, επιτρέποντας στην εταιρεία να επιλέξει ένα που είναι ακριβώς κατάλληλο για τις ανάγκες τους.
Οι αναφορές όλων των ειδών είναι σημαντικές για σχεδόν κάθε επιχείρηση. Τα οικονομικά, η αποτελεσματικότητα και η ικανοποίηση των πελατών είναι όλες οι πτυχές μιας επιχείρησης που πρέπει να αναλύονται τακτικά για να αναπτυχθεί και να προσαρμοστεί μια επιχείρηση. Ο εντοπισμός αδυναμιών στις διαδικασίες της εταιρείας δεν ωφελεί μόνο τον επικεφαλής της διοίκησης μιας εταιρείας – οι προσαρμογές στην αποδοτικότητα μπορεί επίσης να αφαιρέσουν τα βάρη και την απογοήτευση από τους εργαζόμενους. Ο εξορθολογισμός των εργασιών επιτρέπει στους υπαλλήλους και τους προϊσταμένους τους να παραμένουν στην ίδια σελίδα όσον αφορά το αναμενόμενο σε καθημερινή βάση. Μια αναφορά ροής εργασίας μπορεί επίσης να υποδεικνύει πού χρειάζονται περισσότερα χρήματα για ενημερωμένο εξοπλισμό ή αυξήσεις, βελτιώνοντας τη συνολική ικανοποίηση μιας εργαζόμενης από το εργασιακό της περιβάλλον.
SmartAsset.