Το απόθεμα είναι συχνά ένα μεγάλο κόστος για τους λιανοπωλητές, τους κατασκευαστές και άλλες εταιρείες με δραστηριότητες που βασίζονται σε αποθέματα. Η ανάλυση αποθεμάτων επιτρέπει στην ομάδα διαχείρισης μιας εταιρείας να ανακαλύψει ελαττώματα στο σύστημα και να βελτιώσει τις λειτουργίες. Υπάρχουν διάφορες πτυχές αυτής της διαδικασίας. Οι ιδιοκτήτες και τα στελέχη θα πρέπει να αναθεωρήσουν το λογιστικό σύστημα αποθεμάτων, τους εσωτερικούς ελέγχους και τη φυσική ροή αγαθών. Η ανάλυση αποθεμάτων μπορεί επίσης να απαιτήσει έναν μακροχρόνιο υπάλληλο ο οποίος επανεξετάζει συνεχώς τη διαδικασία απογραφής προκειμένου να διατηρήσει τις κατάλληλες διαδικασίες.
Δύο τύποι λογιστικών συστημάτων αποθέματος υπάρχουν στην επιχείρηση: αιώνια και περιοδικά. Η ανάλυση αποθέματος μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να καθορίσει ποια θα χρησιμοποιήσει και αν το τρέχον σύστημα λειτουργεί σωστά ή όχι. Το αέναο σύστημα ενημερώνει το γενικό βιβλίο της εταιρείας για κάθε πώληση, αγορά ή προσαρμογή ειδών αποθέματος. Το περιοδικό σύστημα ενημερώνει τον λογαριασμό αποθέματος μόνο στο τέλος του μήνα. Ένας φυσικός αριθμός αποθεμάτων είναι απαραίτητος και για τα δύο συστήματα, αν και λιγότερες φορές για το αέναο σύστημα.
Κατά την ανάλυση αποθεμάτων, μια εταιρεία θα πρέπει να αναθεωρήσει τη διαδικασία παραγωγής της για να καθορίσει ποιο σύστημα θα χρησιμοποιήσει. Οι μεμονωμένες διαδικασίες παρτίδας ή τα μεμονωμένα αγαθά που παράγονται μία κάθε φορά συχνά εμπίπτουν στο διαρκή σύστημα. Οι συχνές ενημερώσεις του λογαριασμού αποθέματος βοηθούν στην παρακολούθηση οικονομικών δεδομένων. Οι εταιρείες που παράγουν μεγάλα σετ ομοιογενών προϊόντων χρησιμοποιούν συνήθως το περιοδικό σύστημα. Οι λιγότερο συχνές ενημερώσεις λειτουργούν καλά επειδή οι τύποι των προϊόντων που παράγονται είναι συνήθως οι ίδιοι.
Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι τα προστατευτικά μέτρα που εφαρμόζει μια εταιρεία για την προστασία των αποθεμάτων. Αυτές περιλαμβάνουν προ -αριθμημένες παραγγελίες αγοράς, ασφαλείς φυσικές τοποθεσίες για αποθήκευση αποθέματος και συστήματα ασφαλείας ή κάμερες για παρακολούθηση αποθέματος στην επιχείρηση. Η πρόσληψη συνδεδεμένων υπαλλήλων και ο διαχωρισμός των καθηκόντων απογραφής μεταξύ των εργαζομένων είναι επίσης εσωτερικοί έλεγχοι. Η ανάλυση αποθέματος προσδιορίζει εάν οι τρέχοντες εσωτερικοί έλεγχοι λειτουργούν σωστά και ποιοι εσωτερικοί έλεγχοι είναι απαραίτητοι για την περαιτέρω προστασία του αποθέματος. Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι συχνά διαφορετικοί μεταξύ των εταιρειών καθώς χρησιμοποιούν συγκεκριμένους για τις δραστηριότητές τους.
Η φυσική ροή του αποθέματος είναι μια άλλη πτυχή της ανάλυσης αποθεμάτων. Αυτό περιλαμβάνει την αναθεώρηση των εργασιών απογραφής από την αρχή έως το τέλος. Η παραγγελία, η παραλαβή, η αποθήκευση και η πώληση πρακτικών αποθέματος χρειάζονται επανεξέταση για να διαπιστωθεί πόσο καλά λειτουργούν. Αυτή η διαδικασία λειτουργεί επίσης καλά με τον εντοπισμό προβλημάτων εσωτερικού ελέγχου. Οι ενημερώσεις για το πώς οι εργαζόμενοι ολοκληρώνουν κάθε εργασία στη διαδικασία απογραφής μπορούν να βοηθήσουν μια εταιρεία να εξασφαλίσει αυτό το περιουσιακό στοιχείο.
Η ανάλυση αποθεμάτων δεν πρέπει απαραίτητα να είναι μια σπάνια διαδικασία σε μια επιχείρηση. Οι εταιρείες θα πρέπει να επανεξετάζουν ενεργά και να ενημερώνουν τις διαδικασίες απογραφής συχνά για να διασφαλίσουν ότι δεν υπάρχει απάτη ή υπεξαίρεση στις πρακτικές της εταιρείας. Ο καθορισμός ενός συγκεκριμένου χρονοδιαγράμματος για την ανάλυση αποθεμάτων διασφαλίζει επίσης τη σωστή ολοκλήρωση των εργασιών από τους εργαζόμενους.
SmartAsset.