Ως παράδειγμα μιας λογιστικής μεθόδου που διατηρεί τη χρηματοοικονομική λογιστική μέχρι το λεπτό, η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση είναι ίσως η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη προσέγγιση για την παρακολούθηση των εσόδων και των εξόδων. Επειδή η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση είναι απλώς η καταχώριση των εσόδων και των εξόδων όπως προκύπτουν, αντί να αναβάλει την καταχώριση για μεταγενέστερη ημερομηνία, αυτή η μορφή λογιστικής είναι η προτιμώμενη μέθοδος από τις περισσότερες επιχειρήσεις.
Σε αντίθεση με τη λογιστική σε ταμειακή βάση, το όλο νόημα της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση είναι να γίνει η καταγραφή της συναλλαγής τη στιγμή που λαμβάνει χώρα. Αυτό σημαίνει ότι οι πωλήσεις καταγράφονται αμέσως, τα έξοδα καταχωρούνται αμέσως και οποιοσδήποτε άλλος τύπος συναλλαγής καταχωρείται τη στιγμή που λαμβάνει χώρα η εκδήλωση. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με ορισμένες άλλες μεθόδους, όπου η συναλλαγή δεν καταγράφεται στην πραγματικότητα μέχρι να γίνει ή να ληφθεί η πληρωμή.
Ένα από τα άμεσα οφέλη της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση είναι ότι είναι πολύ πιο εύκολο να αξιολογηθεί η συνολική οικονομική κατάσταση της εταιρείας. Επειδή οι πωλήσεις που γίνονται σε πελάτες έχουν ήδη καταχωρηθεί, είναι εύκολο να δούμε πόσα έσοδα οφείλονται στην εταιρεία, από σήμερα. Ταυτόχρονα, επειδή τα τυχόν εκκρεμή έξοδα της εταιρείας είναι ήδη καταχωρημένα, είναι εξίσου απλό να δούμε ποιες πληρωμές προς πωλητές εκκρεμούν. Η δυνατότητα γρήγορης ανασκόπησης των εκκρεμών πληρωμών από προμηθευτές και σύγκρισης αυτών των συνόλων με τα έσοδα που αναμένονται σε συγκεκριμένες ημερομηνίες λήξης καθιστά απλό τον προγραμματισμό πληρωμών και τη διατήρηση της εταιρείας σε ισορροπία.
Η χρήση της αρχής της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση είναι επίσης χρήσιμη όταν λαμβάνονται πληρωμές από πελάτες ή όταν εκδίδονται πληρωμές σε πωλητές. Επειδή τα στοιχεία γραμμής είναι ήδη καταχωρημένα στα βιβλία, είναι απλώς θέμα να μπείτε στη λογιστική βάση δεδομένων και να εφαρμόσετε τη λήψη των πληρωμών από πελάτες σε συγκεκριμένα τιμολόγια ή να σημειώσετε τα εξερχόμενα κεφάλαια που εκταμιεύονται για την κάλυψη ενός συγκεκριμένου τιμολογίου προμηθευτή. Αυτό μπορεί να πάρει πολύ χρόνο από την ανάρτηση πληρωμών και αποδείξεων στο πίσω μέρος, επιτρέποντας χρόνο να αφιερωθεί σε άλλα σημαντικά θέματα.
Η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση καθιστά επίσης δυνατή τη λήψη ακριβούς στιγμιότυπου της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας ανά πάσα στιγμή. Κυριολεκτικά, μπορούν να ληφθούν αναφορές που δείχνουν την κατάσταση ακριβώς όπως είναι σήμερα. Η κατοχή αυτού του είδους πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμη κατά τον καθορισμό βραχυπρόθεσμων στόχων για την εταιρεία, την υποβολή αίτησης για επιχειρηματικό δάνειο ή την κατάρτιση σχεδίων για κάποιο είδος μακροπρόθεσμου έργου.
Η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι τίποτα από τον τρόπο των εσόδων ή των εξόδων δεν μπορεί να ξεφύγει. Αναρτώντας όλες τις συναλλαγές όπως πραγματοποιούνται, υπάρχει πάντα ένα πλήρες και πλήρες αρχείο οικονομικών προς πρόσβαση.