Η απεικόνιση εγγράφων είναι ένα ουσιαστικό στοιχείο της επιχειρηματικής δραστηριότητας σήμερα. Ως μέσο δημιουργίας ηλεκτρονικών αντιγράφων σημαντικών εγγράφων, διαγραμμάτων και εικόνων, η απεικόνιση εγγράφων βοηθά στη διασφάλιση της ασφαλούς αποθήκευσης και αρχειοθέτησης των εγγράφων της επιχείρησης. Ακολουθούν τα βασικά που σχετίζονται με την απεικόνιση εγγράφων, συμπεριλαμβανομένης της αποθήκευσης και της διανομής των αποθηκευμένων εικόνων.
Η απεικόνιση εγγράφων σε χαρτί είναι πολύ απλή. Το μόνο που πραγματικά απαιτείται είναι ένας ποιοτικός σαρωτής, ένα καλώδιο USB για τη σύνδεση του σαρωτή με έναν υπολογιστή και, στη συνέχεια, λογισμικό σάρωσης που θα επιτρέψει την ονομασία και την αποθήκευση της αποθηκευμένης εικόνας. Ενώ οι σαρωτές εγγράφων ήταν κάπως ακριβοί, σήμερα διατίθενται μονάδες καλής ποιότητας σε πολύ λογικές τιμές. Αυτό καθιστά δυνατή την απεικόνιση εγγράφων τόσο για επιχειρήσεις όσο και για το σπίτι.
Μόλις φορτωθεί το λογισμικό στον σκληρό δίσκο και ο σαρωτής αναγνωριστεί από το σύστημα, απλά τοποθετήστε το έγγραφο με την όψη προς τα κάτω στην οθόνη του σαρωτή και πατήστε το πλήκτρο έναρξης για να ξεκινήσει η σάρωση. Λειτουργώντας με τρόπο παρόμοιο με ένα μηχάνημα αντιγραφής, ο σαρωτής θα δημιουργήσει μια εικόνα του εγγράφου, που θα λειτουργεί από τη μια άκρη στην άλλη. Όταν ολοκληρωθεί η σελίδα, θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό για να ονομάσετε το σαρωμένο έγγραφο και στη συνέχεια να το αποθηκεύσετε στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή. Εναλλακτικά, το σαρωμένο έγγραφο μπορεί να φορτωθεί σε CDR ή να μεταφορτωθεί σε διακομιστή για αποθήκευση και ανάκτηση.
Τα πλεονεκτήματα της σάρωσης εγγράφων είναι πολλά. Πρώτον, η δημιουργία ενός ηλεκτρονικού αντιγράφου πολύτιμων εγγράφων διασφαλίζει ότι ακόμη και σε περίπτωση που χαθεί το πρωτότυπο, μπορεί να αναδημιουργηθεί εκτυπώνοντας το ηλεκτρονικό αντίγραφο. Δεύτερον, πολύτιμα αρχεία από περασμένα χρόνια μπορούν να συλληφθούν και να διατηρηθούν, καθώς η απεικόνιση εγγράφων δημιουργεί ένα αντίγραφο που δεν θα ξεθωριάσει, δεν θα κιτρινίσει με την ηλικία ή θα γίνει εύθραυστο με την πάροδο του χρόνου. Τέλος, η απεικόνιση εγγράφων καθιστά πολύ εύκολη την κοινή χρήση αντιγράφων εγγράφων σε χαρτί με απομακρυσμένες τοποθεσίες.
Για παράδειγμα, εάν ένας συνεργάτης πωλήσεων βρίσκεται εκτός της χώρας και χρειάζεται να δει ένα αντίγραφο μιας σύμβασης πελάτη, δεν χρειάζεται να συγκεντρώσετε το κόστος που συνεπάγεται η δημιουργία ενός αντιγράφου σε χαρτί και η ταχυδρομική αποστολή του από μια υπηρεσία ταχυμεταφορών. Αντίθετα, το σαρωμένο έγγραφο μπορεί απλώς να αποσταλεί μέσω email ή να τοποθετηθεί σε ένα δίκτυο στο οποίο μπορεί να έχει πρόσβαση ο συνεργάτης. Αυτό που χρειάζονταν μέρες τώρα χρειάζονται μόνο λίγα λεπτά για να ολοκληρωθεί με την απεικόνιση εγγράφων.
Η απεικόνιση εγγράφων έχει αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο πολλές εταιρείες αποθηκεύουν σημαντικά έγγραφα, καθώς και έχει κάνει πολύ πιο εύκολη την ανάκτηση δεδομένων όταν χρειάζεται. Είτε τα έγγραφα αποτελούνται από εικόνες, συμβόλαια ή σχηματικά σχέδια κτιρίων, οι εικόνες σημαντικών εγγράφων διατηρούνται και διατίθενται όποτε χρειάζονται.