Είναι η δουλειά ενός ευρετηρίου ευρετηρίου να ταξινομεί και να ταξινομεί έγγραφα, ώστε να μπορούν εύκολα να ανακτηθούν για μεταγενέστερη προβολή. Αυτά τα άτομα μπορούν να εργαστούν σε μια ποικιλία ρυθμίσεων, συμπεριλαμβανομένων κρατικών υπηρεσιών, νοσοκομείων και πανεπιστημίων. Για την καλή εκτέλεση αυτής της εργασίας απαιτείται συνήθως ένα άτομο που είναι εξαιρετικά οργανωμένο και ικανό να εργάζεται ανεξάρτητα. Γενικά, τα εργασιακά καθήκοντα ενός ευρετηρίου εγγράφων περιλαμβάνουν την ταξινόμηση νέων εγγράφων, την ανάκτηση υπαρχόντων εγγράφων, την αφαίρεση των περιττών εγγράφων, την απάντηση σε ερωτήσεις και την εκτέλεση διαφόρων γραφείων.
Ένα από τα πιο σημαντικά καθήκοντα ενός ευρετηρίου εγγράφων είναι η ταξινόμηση νέων εγγράφων και η τοποθέτησή τους στις κατάλληλες θέσεις τους. Για παράδειγμα, εάν εργάζεται σε πανεπιστήμιο, ένας ευρετηριαστής εγγράφων μπορεί να ταξινομήσει τα αρχεία φοιτητών και να τα ταξινομήσει αλφαβητικά. Εάν εργάζεται σε δικαστικό μέγαρο, μπορεί να τακτοποιήσει ποινικά μητρώα. Αυτή η πρακτική απαιτεί από ένα άτομο να ακολουθεί τις οδηγίες του χώρου εργασίας και να διατηρεί την ακρίβεια. Ένα έγγραφο που τοποθετείται σε εσφαλμένη περιοχή θα μπορούσε να δημιουργήσει μελλοντικά προβλήματα.
Η ανάκτηση υπαρχόντων εγγράφων παίζει επίσης μεγάλο ρόλο σε αυτή τη θέση. Κάθε φορά που ένα άτομο χρειάζεται να δει ένα έγγραφο, είναι ευθύνη ενός ευρετηρίου εγγράφων να το αποκτήσει γρήγορα. Στην περίπτωση ενός πανεπιστημίου, μπορεί να χρειαστεί να ανακτήσει τα αρχεία ενός φοιτητή για να καθορίσει ποιες τάξεις πρέπει να γίνουν το επόμενο εξάμηνο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι τόσο σημαντικό ένας οργανισμός ευρετηρίου εγγράφων να είναι οργανωμένος και να ταξινομεί σωστά όλα τα έγγραφα.
Για να αποτρέψετε την ακαταστασία και να διατηρήσετε την τάξη, η αφαίρεση των περιττών εγγράφων είναι ένα άλλο καθήκον εργασίας. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει την απαλλαγή από τα έγγραφα που έχουν λήξει και δεν είναι πλέον σχετικά. Ένα παράδειγμα θα ήταν η κατάργηση αρχείων μαθητών μετά την αποφοίτησή του. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτά τα αρχεία θα μεταφερθούν σε ξεχωριστό κάδο. Σε άλλα, ένας δείκτης εγγράφων θα τα καταστρέψει σύμφωνα με το πρωτόκολλο της εταιρείας.
Μαζί με αυτό, θα απαιτείται συχνά να απαντά σε ερωτήσεις σχετικά με ορισμένα έγγραφα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ερωτήσεις από το κοινό, συναδέλφους ή επόπτες. Όταν συμβεί αυτό, ένας ευρετηριαστής εγγράφων πρέπει να εντοπίσει το σωστό έγγραφο και να δώσει απαντήσεις. Αυτή η πτυχή της εργασίας απαιτεί από ένα άτομο να έχει κάποιες διαπροσωπικές δεξιότητες.
Επιπλέον, ένας ευρετηριαστής εγγράφων θα είναι επίσης υπεύθυνος για την εκτέλεση διαφόρων γραφείων. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να απαντήσει σε τηλεφωνικές κλήσεις, να στείλει φαξ ή να φέρει αλληλογραφία στα κατάλληλα άτομα. Εάν ο χώρος εργασίας είναι πιο απασχολημένος από το συνηθισμένο, μπορεί να χρειαστεί να βοηθήσει τον γραμματέα ή άλλα τμήματα. Κατά συνέπεια, πρέπει να είναι ευέλικτος και ικανός να αυτοσχεδιάζει όταν είναι απαραίτητο.