Η απόδειξη παραγγελίας είναι ένα έγγραφο που παρέχει πληροφορίες σχετικά με τις λεπτομέρειες μιας παραγγελίας και επιβεβαιώνει ότι έχει παραληφθεί από την εταιρεία που είναι υπεύθυνη για την εκπλήρωσή της. Μπορεί να έρθει μέσω email ή επιβεβαίωσης με φαξ και μερικές φορές φθάνει ταχυδρομικώς όταν ο χρόνος παράδοσης μιας παραγγελίας είναι σημαντικός. Προσφέρει ειδοποίηση στον αγοραστή σχετικά με τις ιδιαιτερότητες της παραγγελίας και συνήθως έχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ακύρωσης ή αλλαγής της, εάν είναι απαραίτητο, συχνά χρησιμοποιώντας ένα δελτίο επιστροφής που περιλαμβάνεται στην απόδειξη για διευκόλυνση.
Μια τυπική απόδειξη παραγγελίας πρέπει να αναφέρει το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας για τον αποστολέα και τον πωλητή και να προσδιορίζει τα είδη στην παραγγελία. Θα περιλαμβάνει μια εκτιμώμενη ημερομηνία αποστολής και παράδοσης, εάν χρειάζεται, και το ποσό της παραγγελίας, συμπεριλαμβανομένων των φόρων, των χρεώσεων αποστολής, διεκπεραίωσης και τυχόν άλλων εξόδων. Εάν ο αγοραστής βρει ένα σφάλμα, μπορεί να το διορθώσει πριν εκπληρωθεί πραγματικά η παραγγελία, εξαλείφοντας την ανάγκη για μια δαπανηρή διαδικασία επιστροφών όπου τα αγαθά επιστρέφουν στον αποστολέα επειδή έγινε λάθος.
Η απόδειξη παραγγελίας θα πρέπει επίσης να συζητά τους όρους και τις προϋποθέσεις της παραγγελίας. Περιλαμβάνει πληροφορίες για την αλλαγή παραγγελιών, την επιστροφή ή την ανταλλαγή αντικειμένων μετά την παραλαβή τους και την πληρωμή της παραγγελίας. Οι όροι πληρωμής μπορεί να ποικίλλουν από ένα σημείωμα που υποδεικνύει ότι η παραγγελία έχει εξοφληθεί πλήρως έως ένα σημείωμα ότι συνοδεύεται από καθαρή παράδοση 90, επιτρέποντας στον αγοραστή 90 ημέρες για να την πληρώσει. Εάν υπάρχουν ειδικές οδηγίες, όπως η ανάγκη να υπάρχει κάποιος φυσικά σε μια διεύθυνση για να παραλάβει τα είδη, αυτές θα μπουν και στην απόδειξη παραγγελίας.
Το ηλεκτρονικό καλάθι αγορών και τα συστήματα πληρωμών συνήθως συνοδεύονται από μια συσκευή δημιουργίας αποδείξεων παραγγελίας που μπορεί να στείλει ένα email μόλις τοποθετηθεί και επιβεβαιωθεί μια παραγγελία. Ο αγοραστής θα λάβει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για έλεγχο και συνήθως έχει ένα στενό χρονικό παράθυρο για να κάνει οποιεσδήποτε αλλαγές, εκτός εάν τα στοιχεία έχουν παραγγελθεί εκ των υστέρων ή δεν έχουν κυκλοφορήσει ακόμη. Οι αυτόματες παραγγελίες αυτού του είδους μπορούν επίσης να αποστέλλονται μέσω email με παραγγελίες μέσω τηλεφώνου ή φαξ, εάν ο πελάτης παρέχει μια διεύθυνση email για στοιχεία επικοινωνίας.
Είναι σημαντικό να ελέγξετε προσεκτικά μια απόδειξη παραγγελίας για να ελέγξετε για σφάλματα. Εάν υπάρχουν προβλήματα, θα πρέπει να ειδοποιηθεί αμέσως ο αποστολέας, ώστε να γίνουν οι απαραίτητες αλλαγές. Συνιστάται επίσης να διαβάσετε τους όρους και τις προϋποθέσεις για να εξοικειωθείτε με τη διαδικασία για επιστροφές, παράπονα και άλλα ζητήματα που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.