Η απόδειξη πληρωμής είναι ένα απλό έγγραφο που επαληθεύει ότι η πληρωμή ελήφθη σε αντάλλαγμα για αγαθά ή υπηρεσίες. Αυτό μπορεί να είναι κάτι τόσο απλό όσο αυτό που παίρνει ένα άτομο αφού κάνει μια αγορά στο παντοπωλείο, για παράδειγμα. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν επίσης αποδείξεις πληρωμής για παραδόσεις προϊόντων ή ανεξάρτητους εργολάβους, μεταξύ άλλων, για να διασφαλίσουν ότι και τα δύο μέρη έχουν αποδείξεις ότι τα αγαθά ή οι υπηρεσίες παρασχέθηκαν. Ορισμένες επιχειρήσεις συνδυάζουν μια απόδειξη με ένα τιμολόγιο και απλώς σημειώνουν στο κάτω μέρος του υπάρχοντος εγγράφου ότι πραγματοποιήθηκε η πληρωμή. Αυτό μπορεί να κάνει την κατάθεση ελαφρώς πιο εύκολη.
Ο σκοπός αυτής της απόδειξης σε οποιαδήποτε περίπτωση είναι να επαληθεύσει ότι χρεώθηκε το σωστό ποσό για τα σωστά προϊόντα ή υπηρεσίες. Στην πιο βασική της περίπτωση, μια απόδειξη πληρωμής θα δείχνει το όνομα και τη διεύθυνση του καταστήματος, την ημερομηνία αγοράς και μια περιγραφή του προϊόντος. Θα περιλαμβάνει επίσης την τιμή που καταβλήθηκε και τυχόν φόρους που προστέθηκαν, καθώς και τον τρόπο πληρωμής, όπως μετρητά, επιταγή ή πιστωτική κάρτα. Οποιοσδήποτε λαμβάνει απόδειξη μετά από μια αγορά θα πρέπει να ελέγξει γρήγορα για να βεβαιωθεί ότι τα ποσά που εμφανίζονται είναι σωστά. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν χρησιμοποιήθηκε πιστωτική κάρτα για την αγορά, όπου μια εσφαλμένη χρέωση θα μπορούσε να είναι μεγάλο πρόβλημα.
Μεταξύ επιχειρήσεων, μια απόδειξη πληρωμής χρησιμοποιεί παρόμοιες αρχές με τις βασικές αποδείξεις που λαμβάνονται από καταστήματα. Θα περιλαμβάνει τις ίδιες πληροφορίες, αν και η περιγραφή των προϊόντων ή των υπηρεσιών μπορεί να είναι πιο λεπτομερής. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει έναν αριθμό τιμολογίου εάν σχετίζεται με έναν συγκεκριμένο αριθμό τιμολογίου. Όσοι δίνουν αποδείξεις θα πρέπει γενικά να κρατούν αντίγραφα, ωστόσο, για να διασφαλίσουν ότι οι υπόλοιπες δεν τροποποιούνται.
Οποιοσδήποτε κάνει κράτηση σε πωλητές για μια ειδική εκδήλωση, όπως ένας γάμος ή ένα πάρτι, θα πρέπει επίσης να λάβει μια απόδειξη πληρωμής για τυχόν καταθέσεις, όπως για ανθοπωλείο ή τροφοδοτικό. Η απόδειξη θα προσδιορίζει γενικά το ποσό που καταβλήθηκε καθώς και το ποσό που εξακολουθεί να οφείλεται μέχρι την ημερομηνία της επίδοσης. Είναι σημαντικό να κρατάτε όλες τις αποδείξεις, αλλά αυτές είναι ιδιαίτερα σημαντικές γιατί χρησιμεύουν επίσης ως μια μορφή σύμβασης μεταξύ δύο μερών. Εάν η σύμβαση δεν τηρηθεί, η απόδειξη πληρωμής μπορεί να λειτουργήσει ως απόδειξη, εάν καταστεί απαραίτητο να προσφύγει το ζήτημα στο δικαστήριο.