Η διαδικασία επιστολής πίστωσης είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει τη διαδικασία που χρησιμοποιείται για την υποβολή αίτησης και την απόκτηση πιστωτικής επιστολής, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείται στη συνέχεια αυτή η πιστωτική επιστολή (LC), ειδικά ως μέσο αγοράς αγαθών που παράγονται και πωλούνται από πωλητή ή εξαγωγέα. Συνήθως, αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει την εξέταση των πόρων και της πιστοληπτικής ικανότητας του αγοραστή από την εκδότρια τράπεζα, τη συνεργασία με την τράπεζα υποδοχής του πωλητή και γενικά τη διασφάλιση ότι η πιστωτική επιστολή γίνεται αποδεκτή ως εγγύηση πληρωμής και μπορεί να χρησιμεύσει ως βάση για να επιτραπεί η συναλλαγή να προχωρήσει. Πολλοί εξαγωγείς απαιτούν αυτό το είδος χρηματοπιστωτικού μέσου να προετοιμαστεί ως μέρος της συναλλακτικής δραστηριότητας με διεθνείς αγοραστές, οι οποίοι γενικά ορίζονται ως εισαγωγείς.
Η έναρξη μιας διαδικασίας πιστωτικής επιστολής ξεκινά με την υποβολή επίσημης αίτησης για το LC στην τράπεζα ή το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα της επιλογής του/της. Ως μέρος της αξιολόγησης αυτής της αίτησης, η τράπεζα θα εξετάσει προσεκτικά τις οικονομικές συνθήκες του αιτούντος, βασίζοντας την απόφαση σε παράγοντες όπως το σύνολο των ρευστών περιουσιακών στοιχείων που υπάρχουν, η πιστοληπτική ικανότητα του αιτούντος και ο βαθμός κινδύνου που σχετίζεται με την έγκριση του αιτήματος και την έκδοση της πιστωτικής επιστολής για συγκεκριμένη αγορά ή ακόμα και είσπραξη αγορών. Μόλις η τράπεζα διαπιστώσει ότι ο αιτών είναι φερέγγυος, εκδίδεται το LC και μπορεί να προωθηθεί στην τράπεζα του πωλητή.
Από εκεί, ο πωλητής μπορεί να συνεργαστεί με την τράπεζά του για να συμμορφωθεί με τους όρους που περιλαμβάνονται στο LC, όπως η προκαταβολή κεφαλαίων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την κατασκευή και την αποστολή της παραγγελίας. Αυτή η φάση της διαδικασίας της πιστωτικής επιστολής επικεντρώνεται στο να πάρει την ολοκληρωμένη παραγγελία στα χέρια του αγοραστή. Με την επιβεβαίωση της παραλαβής της παραγγελίας, η εκδότρια τράπεζα αποδεσμεύει την πληρωμή στην παραλαμβάνουσα τράπεζα και η διαδικασία θεωρείται ολοκληρωμένη.
Μια βιώσιμη διαδικασία πιστωτικής επιστολής συμβάλλει στην προστασία των συμφερόντων όλων των ενδιαφερομένων. Οι αγοραστές δεν πληρώνουν πραγματικά για τις παραγγελίες μέχρι να παραδοθούν. Ταυτόχρονα, οι πωλητές μπορούν να κάνουν χρήση της πιστωτικής επιστολής για να λάβουν προκαταβολές από την παραλήπτρια τράπεζα προκειμένου να διαχειριστούν το κόστος κατασκευής των αγαθών που σχετίζονται με την παραγγελία και να καλύψουν τα έξοδα αποστολής, αντί να κάνουν χρήση άλλων πόρων για τη διαχείριση αυτό το μέρος της διαδικασίας εκπλήρωσης της παραγγελίας. Η πραγματική διαδικασία της πιστωτικής επιστολής πρέπει να συμμορφώνεται με τους εμπορικούς νόμους που ισχύουν για το έθνος στο οποίο εδρεύει ο αγοραστής, καθώς και για τη χώρα όπου κατοικεί ο πωλητής.