Το απόθεμα ακινήτων είναι μια λίστα με όλα τα περιουσιακά στοιχεία και τα ακίνητα που ανήκουν σε ένα άτομο ή μια επιχείρηση. Μια λίστα αυτού του τύπου θα περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τη φύση, την τρέχουσα αξία και την τιμή αγοράς κάθε περιουσιακού στοιχείου. Δεν είναι ασυνήθιστο να διατηρείται ένας κατάλογος απογραφής ακινήτων ως έγγραφο αναφοράς για την προετοιμασία φορολογικών δηλώσεων ή για σκοπούς ασφάλισης περιουσιακών στοιχείων.
Η ακριβής δομή μιας απογραφής ακινήτων θα ποικίλλει ελαφρώς, ανάλογα με τους κυβερνητικούς κανονισμούς που ενδέχεται να απαιτούν τη συμπερίληψη ορισμένων δεδομένων σε τυχόν αρχεία που χρησιμοποιούνται ως δικαιολογητικά για κέρδη και ζημίες που αναφέρονται στις φορολογικές δηλώσεις. Αρκετοί τύποι δεδομένων περιλαμβάνονται σχεδόν σε κάθε παράδειγμα αυτού του τύπου καταχώρισης. Περιλαμβάνεται μια σύντομη αλλά ακριβής περιγραφή κάθε περιουσιακού στοιχείου, μαζί με την αρχική τιμή αγοράς και την ημερομηνία αγοράς. Η τρέχουσα εκτιμώμενη αξία κάθε περιουσιακού στοιχείου περιλαμβάνεται επίσης στη λεπτομέρεια του αποθέματος.
Τα έντυπα αντίγραφα του πιο πρόσφατου αποθέματος φυλάσσονται συχνά σε ασφαλή τοποθεσία, όπως τραπεζική θυρίδα. Σήμερα, δεν είναι ασυνήθιστο για ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο να τοποθετείται σε κάποιο είδος απομακρυσμένης εγκατάστασης αποθήκευσης δεδομένων. Αυτό καθιστά δυνατή την πρόσβαση στη λίστα ακόμη και αν οι κύριες εγκαταστάσεις μιας εταιρείας έχουν υποστεί ζημιές λόγω κάποιου είδους φυσικής καταστροφής.
Μία από τις πιο σημαντικές λειτουργίες ενός αποθέματος ακινήτων είναι να βοηθά τα άτομα και τις επιχειρήσεις να παρακολουθούν την τρέχουσα αξία των περιουσιακών στοιχείων, διευκολύνοντας την τεκμηρίωση κάθε κέρδους ή ζημίας που προκύπτει κατά τη διάρκεια του φορολογικού έτους. Η διατήρηση μιας τρέχουσας λίστας αλλαγών στην πιο πρόσφατη εκτιμώμενη αξία κάθε περιουσιακού στοιχείου καθιστά δυνατό τον υπολογισμό των κερδών και των ζημιών καθώς τα περιουσιακά στοιχεία πωλούνται και τον υπολογισμό τυχόν φόρων που ενδέχεται να οφείλονται ως αποτέλεσμα αυτών των συναλλαγών. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν συχνά ένα συγκεκριμένο πρότυπο για αυτόν τον τύπο λίστας, καθιστώντας εύκολη την πραγματοποίηση αλλαγών στην καταχώριση όταν και όπως απαιτείται για να διατηρηθούν τα δεδομένα ενημερωμένα.
Μαζί με τη χρήση για τη διατήρηση ακριβών δεδομένων για φορολογικούς σκοπούς, η απογραφή ακινήτων είναι επίσης χρήσιμη για την ενημέρωση των ασφαλιστικών εταιρειών σε οποιαδήποτε αλλαγή στην κατάσταση ενός ασφαλισμένου περιουσιακού στοιχείου. Αυτή η αλλαγή μπορεί να οφείλεται στην πρόσφατη πώληση του περιουσιακού στοιχείου ή στην απόκτηση ενός περιουσιακού στοιχείου που πρέπει να συμπεριληφθεί στην κάλυψη. Οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται συνήθως σε ένα απόθεμα ακινήτων είναι επίσης χρήσιμες όταν τα περιουσιακά στοιχεία έχουν υποστεί ζημιά ή κλοπή, καθώς τα ίδια δεδομένα απαιτούνται συνήθως κατά την υποβολή αξίωσης στον ασφαλιστή.