Η δήλωση αποποίησης φαξ είναι μια δήλωση σε ένα φαξ που περιέχει δυνητικά ευαίσθητες ή εμπιστευτικές πληροφορίες, που υποδεικνύει ότι το φαξ προορίζεται για χρήση μόνο από τον παραλήπτη. Οι δηλώσεις αποποίησης φαξ χρησιμοποιούνται συνήθως όταν επιχειρήσεις ή ιδιώτες πρέπει να στείλουν ευαίσθητες πληροφορίες μέσω φαξ και θέλουν να προστατευθούν από την ευθύνη που σχετίζεται με παραπλανητικές πληροφορίες. Παρόμοιες δηλώσεις αποποίησης ευθυνών χρησιμοποιούνται σε επικοινωνίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ορισμένες περιοχές του κόσμου και σε πολλές εταιρείες, ζητείται από τους ανθρώπους να χρησιμοποιήσουν μια τυποποιημένη δήλωση αποποίησης ευθύνης που έχει αναπτυχθεί από νομικούς συμβούλους.
Υπάρχουν πολλά στοιχεία σε μια δήλωση αποποίησης φαξ. Η πρώτη είναι μια δήλωση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες προορίζονται να φτάσουν στα χέρια του ατόμου που απευθύνεται στο φαξ και δεν προορίζεται να χρησιμοποιηθούν από άλλα άτομα. Η αποποίηση ευθύνης περιέχει επίσης μια ρήτρα σχετικά με την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών και λέει ότι οι πληροφορίες δεν πρέπει να διανέμονται ή να κοινοποιούνται με κανένα τρόπο. Επιπλέον, μια δήλωση αποποίησης φαξ συνήθως ζητά από τους παραλήπτες να επικοινωνήσουν με τον αποστολέα εάν ένα φαξ σταλεί κατά λάθος.
Τα άτομα που λαμβάνουν φαξ κατά λάθος, όταν δεν είναι οι προβλεπόμενοι παραλήπτες, θα πρέπει να επικοινωνήσουν με τον αποστολέα χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες στη δήλωση αποποίησης φαξ για να αποφύγουν τη λήψη μελλοντικών φαξ κατά λάθος, και έτσι ο αποστολέας να γνωρίζει ότι το φαξ δεν έφτασε ποτέ στον προορισμό. Ενώ πολλές συσκευές φαξ εκτυπώνουν επιβεβαιώσεις, η επιβεβαίωση δεν αναφέρει ποιος πήρε το φαξ, αλλά μόνο ότι οι πληροφορίες μεταδόθηκαν με επιτυχία. Μια τηλεφωνική κλήση θα ειδοποιήσει τα άτομα και θα τους επιτρέψει να ελέγξουν τον αριθμό φαξ που έχουν στο αρχείο και να στείλουν ξανά στο σωστό άτομο.
Κάποιος που λαμβάνει ένα φαξ κατά λάθος θα πρέπει ιδανικά να το τεμαχίσει, εάν ένα γραφείο διαθέτει τεμαχιστή, για να αποφευχθεί η παραβίαση του απορρήτου. Η απόρριψη του αποτεφρωτηρίου είναι επίσης κατάλληλη. Ενώ το χαρτί μπορεί απλώς να πέσει στην ανακύκλωση, υπάρχει πιθανότητα να ληφθεί το φαξ από κάποιον που δεν είναι εξουσιοδοτημένος να εξετάσει τις πληροφορίες. Ανάλογα με το περιεχόμενο του φαξ, αυτό μπορεί να δημιουργήσει πρόβλημα για τον αποστολέα και τον παραλήπτη.
Συνήθως, οι δηλώσεις αποποίησης φαξ εκτυπώνονται στο εξώφυλλο του φαξ, με στόχο να ειδοποιηθούν οι χρήστες για το γεγονός ότι δεν πρέπει να κοιτάξουν το φαξ εάν δεν είναι οι προβλεπόμενοι παραλήπτες. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν ως υποσέλιδα σε μεμονωμένες σελίδες του φαξ. Αν και η δήλωση αποποίησης φαξ δεν δημιουργεί νομική σχέση, η διατήρηση του απορρήτου των πληροφοριών αναμένεται από κοινή ευγένεια και τα άτομα που χρησιμοποιούν πληροφορίες από εμπιστευτικά φαξ ενδέχεται να αμφισβητήσουν την εγκυρότητα αυτής της χρήσης εάν μια κατάσταση καταλήξει στο δικαστήριο.