Το φαξ είναι η συντομευμένη αργκό λέξη για το “φαξ”. Είναι ένα έγγραφο που μεταδίδεται από μια συσκευή φαξ μέσω τηλεφωνικών γραμμών. Λόγω της φύσης συμπίεσης δεδομένων της μορφής φαξ, το εξώφυλλο του φαξ πρέπει να είναι κείμενο, με σαφήνεια και σύντομη γραφή και να περιλαμβάνει τις πιο βασικές σημαντικές πληροφορίες για το φαξ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου σε υπολογιστή για να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο εξώφυλλο φαξ ή να επωφεληθείτε από τα πολυάριθμα πρότυπα που είναι διαθέσιμα στο Διαδίκτυο.
Ένα φαξ σαρώνεται μέσω της συσκευής φαξ και μεταδίδεται στη συσκευή φαξ του ανταποκριτή σας. Για παράδειγμα, μπορεί να στέλνετε ένα φαξ σε μια μεγάλη εταιρεία, όπου ορισμένοι υπάλληλοι πιθανώς μοιράζονται την ίδια συσκευή φαξ στο γραφείο. Ως εκ τούτου, το εξώφυλλο φαξ είναι εξαιρετικά σημαντικό όσον αφορά τη λεπτομέρεια του ποιος πρέπει να λάβει το φαξ και τη σύνοψη των περιεχομένων του φαξ. Αυτό διασφαλίζει ότι το φαξ διανέμεται στο κατάλληλο μέρος στη λήψη.
Οποιοσδήποτε μπορεί να χαράξει μια χειρόγραφη σημείωση σε ένα φύλλο χαρτιού και να τη στείλει ως εξώφυλλο φαξ. Ωστόσο, ένα εξώφυλλο φαξ με επαγγελματική εμφάνιση, χρησιμοποιεί μια γραφομηχανή ή τον επεξεργαστή κειμένου του υπολογιστή για να πληκτρολογήσει ένα τακτοποιημένο και οργανωμένο εξώφυλλο. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι σύντομες και ακριβείς με λίγες ή καθόλου εικόνες ή ξένα γραφικά που καθυστερούν το χρόνο μετάδοσης. Το επάνω μέρος της συνοδευτικής επιστολής κάτω από το “Από” αναφέρει συνήθως τα στοιχεία του αποστολέα, όπως το όνομα, τη διεύθυνση, τη διεύθυνση email, τον αριθμό τηλεφώνου και τον αριθμό φαξ. Αυτά τα δεδομένα εμφανίζονται σαν τη διεύθυνση επιστροφής σε έναν φάκελο, στοιβαγμένα με το όνομα του αποστολέα στην πρώτη γραμμή, τη διεύθυνση στη δεύτερη και τρίτη γραμμή κ.λπ.
Κάτω από τις πληροφορίες “Από” βρίσκονται τα δεδομένα που εμφανίζουν τις πληροφορίες του παραλήπτη του φαξ, που συνήθως αναφέρονται ως “Προς” ή ως “Παραλήπτης”. Παρόμοια με τις πληροφορίες «Από», οι πληροφορίες «Παραλήπτη» πρέπει να περιλαμβάνουν το πλήρες όνομα, τη διεύθυνση, τη διεύθυνση email, τους αριθμούς τηλεφώνου και φαξ του παραλήπτη, καθώς και οποιεσδήποτε άλλες σχετικές πληροφορίες επικοινωνίας. Είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε το πλήρες όνομα του παραλήπτη και, εάν είναι δυνατόν, άλλες πληροφορίες ταυτοποίησης, όπως τμήμα γραφείου ή επέκταση. Αυτό αποφεύγει τη σύγχυση στο τέλος των παραληπτών εάν η εταιρεία έχει, για παράδειγμα, τρεις John Brown που εργάζονται στο ίδιο γραφείο. Η συμπερίληψη του τμήματος γραφείου και άλλων πληροφοριών αναγνώρισης βοηθά το γραφείο να προσδιορίσει με μεγαλύτερη ακρίβεια τον παραλήπτη και βοηθά να διασφαλιστεί ότι το φαξ σας λαμβάνεται από το σωστό άτομο χωρίς καθυστερήσεις.
Τέλος, η συνοδευτική επιστολή φαξ θα πρέπει να περιέχει μια πολύ σύντομη περίληψη των σχετικών λεπτομερειών που περιλαμβάνονται στο σώμα του φαξ. Εάν το φαξ περιέχει πληροφορίες σχετικά με μια ηλεκτρονική παραγγελία ανταλλακτικών για ένα χλοοκοπτικό, η συνοδευτική επιστολή φαξ θα πρέπει να αναφέρει συνοπτικά αυτό για τον σκοπό του φαξ και τις γενικές πληροφορίες. Τα περισσότερα εξώφυλλα και πρότυπα φαξ αφήνουν χώρο για αυτές τις πληροφορίες, στην ενότητα “Λεπτομέρειες” ή “Μήνυμα”. Οι πληροφορίες σε αυτήν την ενότητα περιορίζονται συνήθως σε μία ή δύο προτάσεις και πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο συνοπτικές.
Μόλις πληκτρολογήσετε το εξώφυλλο φαξ, εκτυπώστε το φύλλο στον εκτυπωτή του υπολογιστή. Στη συνέχεια, τα φύλλα φαξ συσχετίζονται με το εξώφυλλο φαξ στο επάνω μέρος. Όταν έρθει η ώρα να στείλετε ένα φαξ, στείλτε πρώτα τη συνοδευτική επιστολή φαξ και τα αναλυτικά φύλλα φαξ με τη σειρά ακολουθώντας το συνοδευτικό φύλλο.