Οι επιχειρήσεις και άλλοι οργανισμοί, καθώς και άτομα που χειρίζονται πολλές πληροφορίες, χρειάζονται συστήματα διαχείρισης εγγράφων για την αρχειοθέτηση, ασφάλεια, ανάκτηση και κοινή χρήση αυτών των πληροφοριών. Η διαχείριση εγγράφων είναι ένα οργανωμένο σύστημα που επεξεργάζεται, αποθηκεύει και ανακτά τακτικά τα έγγραφα και τα δεδομένα μέσα σε αυτά. Για έντυπα αντίγραφα ή έντυπα έγγραφα, η διαδικασία μπορεί απλώς να αναφέρεται ως σύστημα αρχειοθέτησης.
Η διαχείριση εγγράφων είναι μια πιο σύγχρονη έκδοση που συνήθως περιλαμβάνει ηλεκτρονική παραγωγή, αποθήκευση και ανάκτηση εγγράφων και άλλων αρχείων, παρέχοντας ασφαλή πρόσβαση σε όσους έχουν άδεια. Εκτός από τα τυπικά έγγραφα, όπως αρχεία κειμένου ή σαρωμένα αντίγραφα εγγράφων, η διαχείριση εγγράφων μπορεί επίσης να περιλαμβάνει αρχεία ήχου και βίντεο, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φαξ, αναφορές, φωτογραφίες, γραμματοσειρές, γραφικά και άλλες εικόνες.
Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων δημιουργήθηκε στην προσπάθεια εισαγωγής γραφείων χωρίς χαρτί. Με τη συνειδητοποίηση ότι αυτό το επιχειρηματικό μοντέλο ήταν αδύνατο να τελειοποιηθεί, τα νεότερα μοντέλα άρχισαν να ενσωματώνουν τη διαχείριση εγγράφων και ηλεκτρονικών εγγράφων. Δεδομένου ότι οι οργανισμοί παρουσιάζουν διαφορετικές ανάγκες, τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων έχουν σχεδιαστεί ειδικά για να αντιμετωπίζουν συγκεκριμένες πτυχές της ταξινόμησης και της διαχείρισης πληροφοριών.
Ένα παράδειγμα είναι ο τραπεζικός κλάδος. Αυτές τις μέρες, αντί να στείλουν ακυρωμένες επιταγές μαζί με τραπεζικές καταστάσεις, οι τράπεζες δημιουργούν μικροσκοπικά ψηφιακά αντίγραφα επιταγών και τα εκτυπώνουν όπως απαιτείται. Η τράπεζα διατηρεί επίσης αντίγραφο για τα αρχεία της. Οι πραγματικοί έλεγχοι ενδέχεται να καταστραφούν ή να διατηρηθούν σε ασφαλή τοποθεσία για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας σε περίπτωση δυσλειτουργίας του υπολογιστή ή κατεστραμμένων δεδομένων.
Ένα άλλο καλό παράδειγμα είναι τα διαφημιστικά γραφεία. Αντί να χρησιμοποιείτε premium χώρο για να κρατάτε σε ιστορίες και υλικά παρουσίασης, αυτά τα στοιχεία μπορούν να μετατραπούν σε ψηφιακά δεδομένα. Μια ολόκληρη διαφημιστική καμπάνια μπορεί να μετατραπεί σε λίγα αρχεία ή φακέλους που είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή, στα οποία μπορεί αργότερα να έχει πρόσβαση, να διανεμηθεί ή να εκτυπωθεί ανάλογα με τις ανάγκες.
Η διαχείριση εγγράφων μπορεί να βελτιώσει αποτελεσματικά οποιοδήποτε περιβάλλον γραφείου. Με την ταξινόμηση και την εύκολη αποθήκευση πληροφοριών και την εύκολη πρόσβαση, αυτή η διαδικασία βοηθά τους εργαζόμενους να εργάζονται πιο αποτελεσματικά. Η διαχείριση εγγράφων εξοικονομεί όχι μόνο χώρο και χρόνο αλλά και χρήματα. Επειδή είναι πολύ πιο αποτελεσματικό από τα τυπικά συστήματα αρχειοθέτησης, μπορεί επίσης να μειώσει το άγχος στο χώρο εργασίας.
SmartAsset.