Η διαχείριση μισθοδοσίας είναι η διαδικασία που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για να αποζημιώσουν τους εργαζόμενους για την εργασία τους. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει επίσης παρακράτηση φόρων μισθοδοσίας όπως εισόδημα, κοινωνική ασφάλιση και ανεργία, καθώς και γαρνιτούρες. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν ένα μηχανογραφημένο πακέτο λογισμικού επιχειρήσεων ή λογιστικής για να τους βοηθήσουν με αυτήν την επιχειρηματική λειτουργία. Οι διευθυντές μισθοδοσίας και οι υπάλληλοι στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού διατηρούν συνήθως αρχεία υπαλλήλων όπου η εταιρεία έχει γράψει αρχεία για να υποστηρίξει τις κρατήσεις που παρακρατούνται από το μισθό του εργαζομένου.
Οι εταιρείες συνήθως αναπτύσσουν τυπικά συστήματα διαχείρισης μισθοδοσίας για να διασφαλίσουν ότι όλοι οι εργαζόμενοι συμπληρώνουν τα απαραίτητα έγγραφα για να εργαστούν σε μια εταιρεία. Αυτές οι πληροφορίες περιέχουν προσωπικές πληροφορίες που σχετίζονται με την εθνική ταυτότητα ενός ατόμου, τον τόπο διαμονής του, την τεκμηρίωση της εμπειρίας και τα φορολογικά έγγραφα. Η γραφειοκρατία μπορεί να αφορά ομοσπονδιακές, πολιτειακές ή τοπικές κυβερνητικές υπηρεσίες. Οι εταιρείες πρέπει να διατηρούν αυτά τα έγγραφα στο σύστημα διαχείρισης μισθοδοσίας τους καθ ‘όλη τη διάρκεια της εργασίας του εργαζομένου στην εταιρεία και για αρκετά χρόνια μετά τη λήξη της εργασιακής σχέσης από την εταιρεία ή τον εργαζόμενο.
Πολλά επιχειρηματικά και λογιστικά πακέτα λογισμικού ή εφαρμογές περιέχουν ενότητες μισθοδοσίας που οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν για τη διαχείριση μισθοδοσίας. Αυτές οι ενότητες μπορούν να βοηθήσουν στην αυτοματοποίηση των συστημάτων που υπολογίζουν τους φόρους μισθοδοσίας και τις γαρνιτούρες μισθών. Τα περισσότερα πακέτα λογισμικού και εφαρμογές στην αγορά σήμερα επιτρέπουν στις εταιρείες να ενημερώνουν τις ενότητες μισθοδοσίας τους κάθε φορά που γίνονται αλλαγές στη φορολογική νομοθεσία μισθοδοσίας. Αυτό εξοικονομεί χρόνο για την εταιρεία, ειδικά εάν η εταιρεία έχει πολλές εθνικές ή διεθνείς τοποθεσίες. Αυτές οι ενότητες μπορούν επίσης να βοηθήσουν τις εταιρείες να διαχωρίσουν τα συστήματα διαχείρισης μισθοδοσίας τους ανά κατηγορία εργαζομένων, όπως μισθός, ωριαία ή άλλες ταξινομήσεις.
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θα πρέπει να συμβουλευτούν δικηγόρο για να διασφαλίσουν ότι τα συστήματα διαχείρισης μισθοδοσίας τους περιλαμβάνουν όλα τα σχετικά έγγραφα για την πρόσληψη εργαζομένων, τη διατήρηση πληροφοριών μισθοδοσίας και τον τερματισμό εργαζομένων. Η νομική γραφειοκρατία που σχετίζεται με τη διαχείριση μισθοδοσίας μπορεί γρήγορα να γίνει κουραστική και απαιτεί άφθονο χρόνο και προσπάθεια για να παραμείνει σταθερός. Οι ιδιοκτήτες που δεν τηρούν ενημερωμένα αρχεία μισθοδοσίας μπορεί να αντιμετωπίσουν αυστηρές κυρώσεις από κρατικές υπηρεσίες σχετικά με τις πληροφορίες μισθοδοσίας. Αυτό όχι μόνο μπορεί να κοστίσει στους ιδιοκτήτες μεγάλα ποσά κεφαλαίου, αλλά μπορεί επίσης να οδηγήσει σε πτώχευση μικρότερες επιχειρήσεις.
Οι μικρές επιχειρήσεις ή οι ιδιοκτήτες με μικρή εμπειρία στη μισθοδοσία μπορούν να αναθέσουν αυτήν τη διαδικασία σε τρίτους. Ενώ η εξωτερική ανάθεση μισθοδοσίας δεν απαλλάσσει πλήρως την ευθύνη της εταιρείας, μπορεί να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες να αποφύγουν την ολοκλήρωση της πλειοψηφίας της γραφειοκρατίας σχετικά με τη μισθοδοσία. Οι επεξεργαστές τρίτων προσφέρουν επίσης στις εταιρείες τη δυνατότητα να διενεργούν ελέγχους ιστορικού ή πίστωσης σε δυνητικούς υπαλλήλους, πράγμα που μπορεί να βοηθήσει στον περιορισμό ή την απαγόρευση μελλοντικών προβλημάτων από δόλιους ή κακοπροαίρετους εργαζόμενους.
SmartAsset.