Η υποστήριξη του front office συνεπάγεται μια σειρά εργασιακών καθηκόντων που απαιτούνται για την ομαλή λειτουργία της καθημερινής λειτουργίας μιας επιχείρησης. Αυτές οι εργασίες περιλαμβάνουν συχνά την πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων πελατών στα κατάλληλα τμήματα, την απάντηση σε ερωτήσεις πελατών, την αρχειοθέτηση εγγράφων, την εισαγωγή δεδομένων σε σχετικά προγράμματα λογισμικού υπολογιστή και την επεξεργασία οικονομικών συναλλαγών. Διάφοροι τύποι εργασιών υποστήριξης front office είναι προσαρμοσμένοι σε διαφορετικές εταιρείες και οργανισμούς. Τα ιατρικά, νομικά, εκπαιδευτικά και τα μπροστινά γραφεία μικρών επιχειρήσεων έχουν το καθένα μοναδικές αρμοδιότητες, αν και ο γενικός σκοπός ενός front office είναι να παρουσιάσει μια επαγγελματική και αποτελεσματική εικόνα του οργανισμού στο κοινό.
Διάφορες θέσεις εργασίας στο front office περιλαμβάνουν αυτές των υπαλλήλων, των ρεσεψιονίστ και των διοικητικών βοηθών. Αυτές οι θέσεις εργασίας συνήθως συνοδεύονται από διαφορετικά επίπεδα ευθύνης, ανάλογα με την εμπειρία και την εκπαίδευση των εργαζομένων, και τα σχετικά καθήκοντα μπορεί μερικές φορές να επικαλύπτονται για το προσωπικό του front office σε μικρούς οργανισμούς. Οι υπάλληλοι αρχείων είναι συχνά υπεύθυνοι για την τήρηση οργανωμένων αρχείων των τυπωμένων εγγράφων και την εισαγωγή τρέχουσας πληροφορίας πελατών στη βάση δεδομένων του υπολογιστή ή σε προγράμματα υπολογιστικών φύλλων. Οι ρεσεψιονίστ υποδέχονται κυρίως πελάτες που εισέρχονται στο μπροστινό γραφείο και απαντούν σε εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις, και συνήθως μεταφέρουν κλήσεις σε άλλα τμήματα μέσω ενός τηλεφωνικού συστήματος πολλαπλών γραμμών. Οι διοικητικοί βοηθοί μπορούν να εκτελούν αυτές τις εργασίες αρχειοθέτησης και εξυπηρέτησης πελατών, εκτός από τη διευθέτηση των ημερήσιων χρονοδιαγραμμάτων του εργοδότη τους και την επεξεργασία κειμένου μια ποικιλία εγγράφων.
Ανάλογα με το μέγεθος και τους πόρους μιας δεδομένης επιχείρησης, το προσωπικό υποστήριξης του γραφείου μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνο για ορισμένους τύπους οικονομικών συναλλαγών πελατών. Μπορούν να επεξεργάζονται πληρωμές με πιστωτική κάρτα για προϊόντα ή υπηρεσίες και να εκδίδουν στους πελάτες τις αποδείξεις τους για αυτές τις πληρωμές. Ορισμένοι οργανισμοί που αναθέτουν σε τρίτους την επεξεργασία της μισθοδοσίας τους ενδέχεται να απαιτήσουν από έναν από τους υπαλλήλους υποστήριξης του front office να παραλάβει τις τελικές επιταγές από την εταιρεία μισθοδοσίας. Αυτός ο υπάλληλος είναι μερικές φορές υπεύθυνος για τη διανομή των επιταγών στο υπόλοιπο γραφείο εγκαίρως.
Δεδομένου ότι ένα σύστημα υποστήριξης front office είναι σημαντικό μέρος οποιουδήποτε οργανισμού, πολλές επιχειρήσεις πραγματοποιούν ανάλυση front office σε τακτά χρονικά διαστήματα. Αυτός ο τύπος μελέτης ποιοτικού ελέγχου εξετάζει την αποτελεσματικότητα, την οργάνωση και τον επαγγελματισμό του προσωπικού του γραφείου και διατυπώνει τρόπους για να γίνουν οι απαραίτητες βελτιώσεις. Τα αποτελέσματα μιας ανάλυσης front office αποτελούν μερικές φορές τη βάση για αποφάσεις προαγωγής και αύξησης μισθών για τους υπαλλήλους του front office. Το προσωπικό υποστήριξης του front office που λαμβάνει θετικές κριτικές από μια ανάλυση είναι συνήθως εκείνοι που έχουν τη δυνατότητα να αλληλεπιδρούν καλά με τους πελάτες, να συνεργάζονται ως ομάδα και να εκτελούν τα καθήκοντά τους με λίγα έως καθόλου λάθη.
SmartAsset.