Μια επίσημη οργανωτική δομή αναφέρεται σε έναν τύπο δομημένης και προγραμματισμένης οργανωτικής δομής που μπορεί να υιοθετηθεί από έναν οργανισμό. Αυτός ο τύπος οργανωτικής δομής είναι το ακριβώς αντίθετο από μια άτυπη επίσημη δομή, η οποία δεν τηρεί κανενός τύπου τυπική δομή. Όπως υποδηλώνει το όνομα, η δομή αφορά τη σειρά των εργασιών στον οργανισμό. Επιδιώκει να καθορίσει τους ρόλους των ατόμων στο χώρο εργασίας και αναμένει από αυτούς να τηρήσουν τους καθορισμένους ρόλους.
Ένα από τα χαρακτηριστικά μιας τυπικής οργανωτικής δομής είναι το γεγονός ότι διαιρεί τους ρόλους των ατόμων στον οργανισμό με ιεραρχικό τρόπο, από την κορυφή στο κάτω μέρος. Η θέση στην κορυφή προορίζεται για το πιο σημαντικό άτομο στον οργανισμό. Αυτό το επίπεδο σπουδαιότητας καταρρέει προς τα κάτω, καθορίζοντας τα επόμενα άτομα καθώς και το τι συνιστά τις συνθήκες των διαφόρων αξιωμάτων τους. Για παράδειγμα, μια εταιρεία με πολλές θυγατρικές μπορεί να έχει έναν Διευθύνοντα Σύμβουλο (CEO), ο οποίος είναι το πιο σημαντικό στέλεχος στον οργανισμό. Τα διάφορα υποκαταστήματα μπορεί να έχουν διευθυντές που είναι υπεύθυνοι για τα υποκαταστήματά τους, αλλά εξακολουθούν να πρέπει να απαντούν στον Διευθύνοντα Σύμβουλο. Κάθε υποκατάστημα θα έχει μια επίσημη δομή στην οποία τα διευθυντικά στελέχη θα είναι τα κορυφαία στελέχη, ακολουθούμενα από διάφορους προϊσταμένους τμημάτων, ακολουθούμενους από επόπτες κ.λπ.
Ο σκοπός της δημιουργίας μιας επίσημης οργανωτικής δομής σε μια εταιρεία είναι να αποτρέψει το χάος που θα προέκυπτε εάν τα άτομα δεν γνώριζαν τι αναμενόταν από αυτές σε διάφορες καταστάσεις. Ένας άλλος λόγος για τη δημιουργία αυτού του τύπου δομής είναι έτσι ώστε οι εταιρείες να είναι πιο τακτικές, οργανωμένες και αποτελεσματικές. Μπορεί να εφαρμοστεί στους περισσότερους τύπους επιχειρηματικών μοντέλων. χρησιμοποιείται κυρίως από μεγάλους οργανισμούς με πολλούς υπαλλήλους και τμήματα.
Παρόλο που μια επίσημη οργανωτική δομή μπορεί να κάνει μια εταιρεία πιο αποτελεσματική, έχει επίσης τα μειονεκτήματά της. Τα διάφορα επίπεδα των τμημάτων και της ηγεσίας δημιουργούν μια συμφόρηση που μπορεί να κάνει κουραστική κάθε σημαντική διαδικασία λήψης αποφάσεων. Για παράδειγμα, εάν οι εργαζόμενοι σε ένα εργοστάσιο παραγωγής έχουν οποιοδήποτε είδος παραπόνων, θα πρέπει να περάσουν από τον άμεσο επόπτη τους, ο οποίος μπορεί να έχει έναν γενικό επόπτη. Ο γενικός επόπτης θα διαβιβάσει την καταγγελία στον διευθυντή της μονάδας, ο οποίος μπορεί να την διαβιβάσει στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Στη συνέχεια, το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού θα εξετάσει την καταγγελία και θα αποφασίσει αν θα τη διαβιβάσει στον διευθυντή του υποκαταστήματος, ο οποίος στη συνέχεια θα την διαβιβάσει στον περιφερειακό διευθυντή. Αυτή η κουραστική διαδικασία θα συνεχιστεί έως ότου η καταγγελία φτάσει στα κεντρικά γραφεία, περνώντας ξανά την ίδια διαδικασία μέχρι να φτάσει στον CEO.
SmartAsset.