Η επιστολή καταγγελίας σύμβασης είναι ένα έγγραφο που διευκρινίζει ρητά τους όρους και τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες ένα άτομο προτείνει τη λύση μιας υπάρχουσας επιχειρηματικής σχέσης. Οι όροι και οι προϋποθέσεις καταγγελίας εγκρίνονται κανονικά και από τα δύο μέρη όταν συνάπτουν για πρώτη φορά όποια επιχειρηματική σχέση δημιουργούν και εγγράφονται στην επιχειρηματική συμφωνία, έτσι ώστε όταν φτάσει η ώρα για τη λήξη της σχέσης να μην υπάρχουν εκπλήξεις. Οι επιχειρηματικές σχέσεις που καλύπτονται από μια επιστολή καταγγελίας σύμβασης μπορεί να περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται σε, πωλητές, ανεξάρτητους εργολάβους, ιδιοκτήτες, κατασκευαστικές εταιρείες ή υπαλλήλους. Οι επιστολές καταγγελίας της σύμβασης συντάσσονται από οποιοδήποτε μέρος στο σημείο που το ένα ή το άλλο κρίνει απαραίτητο να διαλύσει τη συμφωνία.
Όταν ξεκινά μια επιχειρηματική σχέση, υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να περιλαμβάνονται στις ρήτρες καταγγελίας της συμφωνίας, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων των μερών που έχουν την εξουσία να τερματίσουν τη σχέση, όλους τους όρους και τις προϋποθέσεις υπό τους οποίους μπορεί να τερματιστεί η συμφωνία , και ποια βήματα πρέπει να γίνουν από οποιοδήποτε μέρος για να τερματιστεί η συμφωνία. Άλλα στοιχεία περιλαμβάνουν τυχόν χρονικά διαστήματα που απαιτεί κάθε μέρος από την ειδοποίηση πρόθεσης τερματισμού έως ότου τεθεί σε ισχύ η καταγγελία και τυχόν κανάλια επικοινωνίας μεταξύ των μερών που ενδέχεται να χρησιμοποιηθούν μετά την έναρξη ισχύος της καταγγελίας. Αυτά τα στοιχεία χρησιμεύουν για την προστασία και των δύο μερών εάν οφείλονται χρήματα σε ένα από τα δύο ή εάν απαιτείται εκ των προτέρων ειδοποίηση, ώστε κανένα από τα μέρη να μην έχει τρόπο να κάνει μια ομαλή μετάβαση μετά τη λύση της συμφωνίας.
Για παράδειγμα, μια ρήτρα καταγγελίας σύμβασης μπορεί να συμπεριληφθεί ως μέρος μιας συμφωνίας μίσθωσης που αναφέρει ρητά γιατί ένας ιδιοκτήτης μπορεί να εκδιώξει έναν ενοικιαστή, όπως υπερβολική ενόχληση σε γείτονες, ζημιά στην ιδιοκτησία ή διεξαγωγή παράνομων επιχειρήσεων στις εγκαταστάσεις. Η ίδια ρήτρα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει διατάξεις όπου ο ενοικιαστής έχει το δικαίωμα να τερματίσει τη σύμβαση με προειδοποίηση 30 ημερών, εάν τα αιτήματα για επισκευές δεν απαντηθούν από τον ιδιοκτήτη εντός ορισμένης χρονικής περιόδου από την ημερομηνία παραλαβής τους. Με αυτόν τον τρόπο, η ρήτρα εξυπηρετεί τα συμφέροντα και των δύο μερών. Σε αυτό το παράδειγμα, η επιστολή καταγγελίας σύμβασης του ενοικιαστή θα αναφέρει τα γεγονότα και τις ημερομηνίες των λόγων εκκένωσης καθώς και την ημερομηνία έναρξης ισχύος της κενής θέσης, ενώ η επιστολή του ιδιοκτήτη θα αναφέρει παραβιάσεις των όρων μίσθωσης και την ημερομηνία έναρξης ισχύος της έξωσης.
Μια άλλη σημαντική πτυχή της επιστολής καταγγελίας της σύμβασης είναι ότι παρέχει και στα δύο μέρη έναν ουδέτερο εστιακό μηχανισμό επικοινωνίας όταν υπάρχουν διαφωνίες και παράπονα στα οποία βασίζεται η απόφαση για καταγγελία. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να υπάρξουν διαφωνίες ή συνέπειες για την καταγγελία που θα μπορούσαν να έχουν ως αποτέλεσμα το ένα ή το άλλο μέρος να καταφύγει σε δικαστική διαδικασία για την επίλυσή τους. Η επιστολή καταγγελίας της σύμβασης διευκρινίζει ξεκάθαρα και ξεκάθαρα γιατί και πότε πρέπει να διαλυθεί η σχέση και παρέχει και στα δύο μέρη την ευκαιρία να εξηγήσουν τις θέσεις τους σχετικά με την αναγκαιότητα καταγγελίας προτού λάβουν απόφαση προσφυγής στο δικαστήριο.